HƯỚNG DẪN QUY TRÌNH MUA THUỐC VÀ KIỂM SOÁT CHẤT LƯỢNG

Quy trình mua thuốc và kiểm soát chất lượng là yếu tố cơ bản nhưng lại quan trọng để giúp cho nhà thuốc vận hành một cách trơn tru. Đặc biệt nhất là đối với những nhà thuốc đang phát triển và muốn mở rộng quy mô kinh doanh. Vì vậy, hãy cùng các chuyên gia Mediphar USA tìm hiểu thông qua bài viết dưới đây nhé! 

Hướng dẫn quy trình mua thuốc

Mục đích của việc mua thuốc và kiểm soát chất lượng thuốc đảm bảo đúng theo quy định của pháp luật nhằm đáp ứng kịp thời nhu cầu kinh doanh của nhà thuốc. Theo hướng dẫn của Quy trình thao tác chuẩn của Bộ Y tế về quy trình nhập thuốc như sau:

Bước 1: Lập dự trù mua thuốc

Căn cứ vào nhu cầu thực tế xây dựng mức tồn kho tối thiểu của từng mặt hàng, khi hàng bán chạm đến mức tối thiểu này, phần mềm máy tính sẽ hiển hiện yêu cầu đặt hàng. Kế hoạch mua thuốc bao gồm: kế hoạch định kỳ và kế hoạch đột xuất.

Một số yếu tố cần xem xét khi lập kế hoạch mua thuốc gồm: lượng hàng tồn kho, khả năng tài chính, nhu cầu thị trường, danh mục thuốc thiết yếu, thuốc được phép lưu hành, phạm vi cơ sở bán lẻ được phép kinh doanh.

Bước 2: Giao dịch mua thuốc

Lựa chọn nhà cung ứng:

Để lựa chọn nhà cung ứng, các nhà thuốc nên xây dựng các tiêu chí đánh giá, xếp loại để đưa ra lựa chọn phù hợp. Một số tiêu chí dùng để ưu tiên lựa chọn nhà cung ứng như sau:

• Có uy tín thương hiệu trên thị trường, chính sách giá cả, chính sách phân phối, phương thức thanh toán phù hợp
• Chất lượng dịch vụ đáp ứng được yêu cầu bảo quản tốt hàng hóa, thái độ dịch vụ tốt, chăm sóc chu đáo,…
• Các thông tin về sản phẩm do nhà cung cấp giới thiệu cần tìm hiểu: Thông tin về sản phẩm (giấy đăng kí lưu hành, hoạt chất, dạng bào chế, liều dùng, lưu ý khi sử dụng,…), nhóm dược lý, tiêu chuẩn chất lượng thuốc, quy cách đóng gói, hạn sử dụng, điều kiện bảo quản, giá, chương trình bán hàng…

Sau khi đã tìm hiểu các thông tin trên, nhà thuốc cần lập “Danh mục các nhà cung ứng” để theo dõi, so sánh và lựa chọn.

Lập đơn hàng và mua hàng:

Lập đơn hàng: Tên sản phẩm, hàm lượng, dạng đóng gói, số lượng, đơn giá, quy cách, nhà phân phối, ghi chú đặc biệt

Gửi đơn hàng trực tiếp qua Email hoặc điện thoại đặt hàng qua trình dược viên của nhà cung ứng đã lựa chọn

Bước 3: Kiểm nhập thuốc

• Kiểm tra tính hợp pháp, nguồn gốc xuất sứ, bao bì thuốc: Kiểm tra hóa đơn, chứng từ, kiểm tra hạn sử dụng của sản phẩm, kiểm tra điều kiện bảo quản ghi trên nhãn, kiểm tra chủng loại, tên thuốc, hàm lượng, số lượng sản phẩm đã đặt có đúng với đơn đặt hàng và hóa đơn chứng từ không, nếu như sai thì không tạm thời không nhập đơn hàng này.
• Kiểm tra chất lượng thuốc bằng cảm quan, nếu đạt yêu cầu sẽ tiến hàng nhận hàng và nhập thông tin mua hàng vào máy tính (phần mềm quản lý dữ liệu Dược Quốc gia) hoặc ghi vào sổ nhập thuốc. Nếu như không đạt yêu cầu phải để hàng hóa ở khu vực “chờ xử lý” và liên hệ ngay với nhà cung ứng để giải quyết.

Bước 4: Niêm yết giá thuốc

• Niêm yết giá bán lẻ từng loại thuốc, theo đơn vị đóng gói nhỏ nhất trực tiếp trên bao bì thuốc. Việc niêm yết giá có thể được thực hiện bằng hình thức in, ghi hoặc dán giá bán lẻ lên trên bao bì ngoài của thuốc để thuận tiện cho việc quan sát của khách hàng, cơ quan nhà nước có thẩm quyền, không che khuất nội dung bắt buộc của nhãn.
• Niêm yết giá theo mệnh giá đồng Việt Nam (đã bao gồm thuế và lệ phí), phải ghi rõ ràng, đầy đủ số tiền, đối với nhà thuốc trong bệnh viện giá cần phải niêm yết theo Điều 136, Nghị định số 54/2017/NĐ-CP

Bước 5: Sắp xếp, trưng bày thuốc đúng khu vực

Sắp xếp thuốc theo quy trình bảo quản và theo dõi chất lượng thuốc.

>>> Xem thêm về: Cách sắp xếp thuốc theo nhóm đạt chuẩn GPP

Bước 6: Ghi chép sổ sách hoặc nhập vào máy tính thông tin thuốc đã nhập

Hướng dẫn quy trình kiểm soát chất lượng thuốc

Kiểm tra tính hợp pháp, nguồn gốc xuất xứ, bao bì của thuốc

Kiểm tra hóa đơn, chứng từ đầy đủ, hợp pháp:

• Kiểm tra bao bì: Nguyên vẹn, sạch sẽ
• Kiểm tra sự thống nhất giữa bao bì ngoài và bao bì trực tiếp
• Kiểm tra thuốc có được phép lưu hành: Có số đăng ký hoặc số giấy phép nhập khẩu
• Kiểm tra số lô sản xuất, hạn dùng. Yêu cầu còn hạn dùng hoặc theo quy định của Hợp đồng (nếu có)
• Kiểm tra điều kiện bảo quản ghi trên nhãn
• Kiểm tra chủng loại, tên thuốc, nồng độ/ hàm lượng, số lượng theo đơn đặt hàng phải chính xác trên hóa đơn và thực tế. Nếu sai lệch, đề nghị chỉnh sửa lại hóa đơn (tạm nhập hàng, chưa nhập) hoặc không nhận đơn hàng này.

 Kiểm tra chất lượng thuốc bằng cảm quan

Một số lưu ý khi kiểm tra chất lượng thuốc bằng cảm quan như sau:

• Viên nén: Kiểm tra màu sắc, độ ẩm của viên trong lọ hay vỉ bằng cách lắc nhẹ và nghe tiếng kêu, kiểm tra độ toàn vẹn của vỉ bằng mắt thường.
• Viên nang: Kiểm tra tính toàn vẹn của viên, vỉ (vỉ không bị hở, bị rách, không có bột thuốc trong khoảng trống chứa viên).
• Viên bao: Bề mặt nhẵn, không nứt, không bong mặt, bảo quản trong lọ hoặc vỉ kín, lắc không dính. Đối với viên bao đường không được chảy nước.
• Đối với thuốc cốm: Kiểm tra độ ẩm bằng cách lắc nhẹ.
• Đối với dạng thuốc đạn, thuốc trứng: Không chảy nước, bao bì trực tiếp nguyên vẹn.
• Đối với thuốc dạng xi-rô: Thuốc phải trong, không biến chất trong quá trình bảo quản, không lắng cặn lên men, không có đường kết tinh lại.
• Đối với thuốc đóng ống: Màu sắc đồng đều, các thông tin in trên ống phải rõ nét, đầy đủ.

Như vậy, quy trình mua thuốc và kiểm soát chất lượng đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo an toàn, chất lượng và sự tin cậy của các sản phẩm thuốc được cung cấp bởi nhà thuốc hoặc quầy thuốc đối với khách hàng, đồng thời giúp xác định và giảm thiểu các rủi ro có thể xảy ra trong quá trình bán thuốc theo đơn.

>>> Tham khảo thêm về: Quy trình bán thuốc theo đơn | Hướng dẫn từ Dược sĩ “lão làng”

Mediphar USA tự hào là một đơn vị cung ứng các sản phẩm thực phẩm bảo vệ sức khỏe uy tín nhất hiện nay trên thị trường. Với hơn 20 năm trong việc phân phối và sản xuất, chúng tôi cam kết mang đến cho khách hàng những sản phẩm đạt chất lượng cao, luôn tuân theo tôn chỉ hoạt động “chất lượng là sự khác biệt”. Để mua hàng quý nhà thuốc có thể liên hệ qua số Hotline: 0903 893 866 để chúng tôi sẽ gửi những chính sách ưu đãi tốt nhất!

Dược sĩ Phạm Cao Hà

Đã kiểm duyệt nội dung

Tôi là dược sĩ Phạm Cao Hà, hiện đang giữ vai trò cố vấn chuyên môn tại Công ty TNHH Mediphar USA. Với gần 40 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực nghiên cứu và quản lý chất lượng sản phẩm thực phẩm chức năng bảo vệ sức khỏe, tôi cam kết cung cấp những thông tin chính xác và hữu ích cho cộng đồng.

Hy vọng rằng những kiến thức và kinh nghiệm mà tôi chia sẻ trên website medipharusa.com sẽ hỗ trợ Quý Đối Tác và Khách Hàng của công ty trong việc hiểu biết sâu sắc hơn về lĩnh vực dược phẩm và thực phẩm chức năng.

> Xem thêm về tác giả