Quy trình mua thuốc và kiểm soát chất lượng cho nhà thuốc

Đảm bảo chất lượng thuốc từ khâu nhập hàng đến tay người tiêu dùng là yếu tố cốt lõi trong ngành dược phẩm, góp phần bảo vệ sức khỏe cộng đồng và xây dựng niềm tin khách hàng. Với 20 năm kinh nghiệm là đối tác của hơn 2000 nhà thuốc lớn nhỏ trên toàn quốc, Mediphar USA sẽ chia sẻ quy trình mua thuốc và kiểm soát chất lượng chặt chẽ trong bài viết dưới đây. Từ đó, giúp các nhà thuốc nâng cao hiệu quả quản lý và tuân thủ tiêu chuẩn ngành.

Hướng dẫn quy trình mua thuốc

Quy trình mua thuốc là tập hợp các bước mà nhà thuốc thực hiện để đảm bảo thuốc được cung cấp có nguồn gốc rõ ràng, chất lượng đạt chuẩn và tuân thủ các quy định của pháp luật. Dưới đây là 6 bước cơ bản trong quy trình này:

Bước 1: Lập dự trù mua thuốc

Khi lập kế hoạch mua thuốc phải dựa trên: Lượng hàng tồn kho, khả năng tài chính, nhu cầu thị trường, danh mục thuốc thiết yếu, thuốc được phép lưu hành, phạm vi cơ sở bán lẻ được phép kinh doanh.

Việc lập dự trù mua thuốc là một phần quan trọng giúp nhà thuốc hoạt động ổn định và đáp ứng tốt nhu cầu của khách hàng. Để thực hiện điều này, chủ nhà thuốc cần tuân thủ các bước khoa học và dễ áp dụng sau:

Xác định mức tồn kho tối thiểu: Chủ nhà thuốc phải căn cứ vào nhu cầu thực tế để xây dựng mức tồn kho tối thiểu của từng mặt hàng. Khi hàng bán chạm đến mức tối thiểu này, phần mềm máy tính sẽ hiển hiện yêu cầu đặt hàng. Trong trường hợp không sử dụng phần mềm thì ntn?

Xây dựng kế hoạch mua thuốc:

• Kế hoạch định kỳ: Lập kế hoạch mua thuốc theo chu kỳ cố định, chẳng hạn hàng tuần hoặc hàng tháng, để đảm bảo nguồn cung liên tục.
• Kế hoạch đột xuất: Chuẩn bị phương án dự phòng cho các trường hợp tăng đột biến nhu cầu, ví dụ trong mùa dịch hoặc khi có sản phẩm khuyến mãi.

Cơ sở lập dự trù mua thuốc: Khi lập kế hoạch mua thuốc phải dựa trên các yếu tố như lượng hàng tồn kho, khả năng tài chính, nhu cầu thị trường, danh mục thuốc thiết yếu, thuốc được phép lưu hành, phạm vi cơ sở bán lẻ được phép kinh doanh.

Bước 2: Giao dịch mua thuốc

Ở bước giao dịch mua thuốc bạn cũng cần quan tâm những tiêu chí dưới đây:

Lựa chọn nhà cung ứng:

Để lựa chọn nhà cung ứng, cơ sở bán lẻ có thể xây dựng tiêu chí đánh giá, xếp loại và lựa chọn cụ thể. Ví dụ như: xây dựng bản đánh giá, lựa chọn nhà cung cấp (nếu cần thiết)…

Bạn nên mua thuốc từ các nhà cung ứng có đủ tư cách pháp nhân, có Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dược.

Ưu tiên lựa chọn nhà cung ứng:

• Có uy tín trên thị trường; Chính sách giá cả, chính sách phân phối, phương thức thanh toán phù hợp.
• Chất lượng dịch vụ: Đáp ứng yêu cầu bảo quản hàng hóa; Có đủ các điều kiện bảo quản trong quá trình vận chuyển; Thái độ dịch vụ tốt (đáp ứng đơn hàng nhanh, dịch vụ chăm sóc chu đáo).

Bạn cần lập “Danh mục các nhà cung ứng” và hồ sơ theo dõi nhà cung ứng: Danh mục các mặt hàng cung ứng, thông tin về phạm vi kinh doanh dược của nhà cung ứng (Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dược), điện thoại, địa chỉ, người liên hệ (nên sử dụng phần mềm để quản lý).

Các thông tin về sản phẩm do nhà cung cấp giới thiệu cần được tìm hiểu:

• Thông tin về giấy đăng ký lưu hành thuốc, hoạt chất, nồng độ, dạng bào chế, liều dùng, chỉ định, chống chỉ định, lưu ý khi sử dụng.
• Nhóm tác dụng dược lý
• Tiêu chuẩn chất lượng thuốc
• Quy cách đóng gói; Hạn dùng, điều kiện bảo quản
• Cơ sở sản xuất, cơ sở phân phối
• Giá thuốc
• Các chương trình bán hàng của nhà cung ứng
• Thuốc phải được phép lưu hành trên thị trường, có số đăng ký hoặc số giấy phép nhập khẩu
• Có chất lượng đảm bảo: Đã qua kiểm nghiệm, có công bố tiêu chuẩn chất lượng…

Lập đơn hàng và đặt đơn:

1. Lập đơn hàng:

Khi lập đơn hàng, cần ghi rõ các thông tin chi tiết và đầy đủ để đảm bảo tính chính xác và minh bạch, bao gồm:

• Tên sản phẩm: Đúng tên thương mại hoặc hoạt chất.
• Hàm lượng: Quy định hàm lượng của sản phẩm cần mua.
• Dạng đóng gói: Ví dụ: hộp, chai, túi, hoặc gói.
• Số lượng: Xác định rõ số lượng cần đặt hàng.
• Đơn giá: Giá của mỗi sản phẩm.
• Quy cách đóng gói: Mô tả chi tiết về quy cách (số lượng trong một hộp/vỉ,…).
• Nhà phân phối: Tên nhà cung cấp sản phẩm.
• Ghi chú đặc biệt (nếu có): Các yêu cầu riêng như hạn sử dụng dài, thời gian giao hàng, hoặc điều kiện bảo quản đặc biệt.

2. Gửi và đặt đơn hàng:

Sau khi hoàn thành đơn hàng, có thể gửi trực tiếp đến nhà cung ứng qua:

• Email: Gửi đơn hàng dưới dạng tài liệu kèm theo, đảm bảo nội dung rõ ràng, chuyên nghiệp.
• Điện thoại: Đặt hàng thông qua trình dược viên phụ trách của nhà cung ứng đã được lựa chọn. Trong trường hợp này, cần xác nhận thông tin lại bằng văn bản để tránh nhầm lẫn.

Việc thực hiện quy trình này một cách cẩn thận và chính xác giúp đảm bảo quá trình cung ứng hàng hóa diễn ra thuận lợi, đáp ứng đúng nhu cầu và tiêu chuẩn của đơn vị.

>>> Xem thêm: Top 7 nguồn hàng thực phẩm chức năng giá sỉ cho nhà thuốc

Bước 3: Kiểm nhập thuốc

Người phụ trách chuyên môn về dược chịu trách nhiệm phải kiểm tra chất lượng thuốc khi nhập hàng, cụ thể:

• Kiểm tra hóa đơn, chứng từ; kiểm tra hạn sử dụng của sản phẩm; kiểm tra điều kiện bảo quản ghi trên nhãn, kiểm tra chủng loại, tên thuốc, hàm lượng, số lượng sản phẩm đã đặt có đúng với đơn đặt hàng và hóa đơn chứng từ không, nếu như sai thì không tạm thời không nhập đơn hàng này.

• Kiểm tra chất lượng thuốc bằng cảm quan, nếu đạt yêu cầu sẽ tiến hàng nhận hàng và nhập thông tin mua hàng vào máy tính (phần mềm quản lý dữ liệu Dược Quốc gia) hoặc ghi vào sổ nhập thuốc. Nếu như không đạt yêu cầu phải để hàng hóa ở khu vực “chờ xử lý” và liên hệ ngay với nhà cung ứng để giải quyết.

Nếu thuốc không đạt yêu cầu: Phải để ở “khu vực hàng chờ xử lý”; Liên hệ với nhà cung ứng để trả hoặc đổi lại. Ngược lại, nếu thuốc đạt chất lượng, hóa đơn chứng từ phù hợp thì tiến hành nhận hàng, nhập thông tin mua hàng vào máy tính (phần mềm quản lý dữ liệu Dược Quốc gia) hoặc ghi sổ nhập thuốc.

Bước 4: Niêm yết giá thuốc

Niêm yết giá bán lẻ từng loại thuốc, đầy đủ từng mặt hàng, theo đơn vị đóng gói nhỏ nhất trực tiếp trên bao bì thuốc. Việc niêm yết giá bán lẻ thuốc có thể được thực hiện bằng hình thức in, ghi hoặc dán giá bán lẻ trên bao bì của thuốc hoặc bao bì ngoài của thuốc. Điều này thuận tiện cho việc quan sát, nhận biết của khách hàng, cơ quan nhà nước có thẩm quyền, không che khuất nội dung bắt buộc của nhãn thuốc.

Đồng niêm yết giá là đồng Việt Nam (Đã bao gồm các loại thuế, phí và lệ phí (nếu có) của thuốc). Giá niêm yết phải rõ ràng, đầy đủ số tiền.

Đối với cơ sở bán lẻ thuốc trong khuôn viên cơ sở khám bệnh, chữa bệnh, giá niêm yết theo quy định về thặng số bán lẻ của cơ sở bán lẻ thuốc trong khuôn viên cơ sở khám bệnh, chữa bệnh tại Điều 136 Nghị định số 54/2017/NĐ-CP.

Bước 5: Sắp xếp, trưng bày thuốc đúng khu vực

Sắp xếp và trưng bày thuốc đúng khu vực là bước quan trọng nhằm đảm bảo chất lượng thuốc, thuận tiện trong quản lý và phục vụ khách hàng, đồng thời tuân thủ tiêu chuẩn GPP.

Thuốc cần được phân loại rõ ràng ( thuốc kê đơn, thuốc không kê đơn, thực phẩm chức năng,…), sắp xếp theo nguyên tắc FIFO và FEFO, bảo quản đúng điều kiện ghi trên nhãn.

Việc thực hiện nghiêm ngặt giúp duy trì hiệu quả của thuốc, đáp ứng nhu cầu khách hàng và tránh rủi ro trong vận hành nhà thuốc.

>>> Xem thêm: Cách bảo quản thuốc tại nhà thuốc theo tiêu chuẩn GPP

Bước 6: Ghi chép sổ sách hoặc nhập vào máy tính (Phần mềm kết nối cơ sở dữ liệu Dược Quốc gia)

Ghi chép sổ sách

Toàn bộ thông tin liên quan đến lô thuốc nhập về được ghi chép đầy đủ và chính xác vào sổ nhập thuốc. Các thông tin cần ghi bao gồm: tên thuốc, hàm lượng, số lô, hạn dùng, số lượng nhập, nhà cung cấp và ngày nhập.

Việc ghi chép phải được thực hiện theo đúng quy định, đảm bảo tính minh bạch và thuận tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu khi cần. Đây là cơ sở dữ liệu quan trọng để quản lý hiệu quả các hoạt động nhập xuất thuốc.

Nhập vào máy tính

Các thông tin nhập thuốc cập nhật đầy đủ vào phần mềm quản lý có kết nối với cơ sở dữ liệu Dược Quốc gia. Quá trình nhập liệu bao gồm các dữ liệu như mã số thuốc, nguồn gốc, số đăng ký, số lô, ngày nhập và các thông tin bổ sung khác. Việc sử dụng phần mềm giúp quản lý dữ liệu chính xác, dễ dàng truy xuất khi cần và đảm bảo tuân thủ các quy định của pháp luật trong quản lý dược phẩm.

>>> Xem thêm: Top 5+ phần mềm quản lý nhà thuốc GPP chất lượng tại Việt Nam

Hướng dẫn kiểm soát chất lượng thuốc

Theo thông tư 11/2018/TT-BYT, thông tư 09/2010/TT-BYT và các tài liệu chuyên ngành liên quan, dưới đây là hướng dẫn kiểm soát chất lượng thuốc:

Kiểm tra tính hợp pháp, nguồn gốc xuất xứ, bao bì của thuốc

• Kiểm tra hóa đơn, chứng từ đầy đủ, hợp pháp
• Kiểm tra bao bì: Nguyên vẹn, sạch sẽ
• Kiểm tra sự thống nhất giữa bao bì ngoài và bao bì trực tiếp
• Kiểm tra thuốc có được phép lưu hành: Có số đăng ký hoặc số giấy phép nhập khẩu
• Kiểm tra số lô sản xuất, hạn dùng. Yêu cầu còn hạn dùng hoặc theo quy định của Hợp đồng (nếu có)
• Kiểm tra điều kiện bảo quản ghi trên nhãn
• Kiểm tra chủng loại, tên thuốc, nồng độ/ hàm lượng, số lượng theo đơn đặt hàng phải chính xác trên hóa đơn và thực tế. Nếu sai lệch, đề nghị chỉnh sửa lại hóa đơn (tạm nhập hàng, chưa nhập) hoặc không nhận đơn hàng này.

Kiểm tra chất lượng thuốc bằng cảm quan

• Viên nén: Kiểm tra màu sắc, độ ẩm của viên trong lọ hay vỉ bằng cách lắc nhẹ và nghe tiếng kêu, kiểm tra độ toàn vẹn của vỉ bằng mắt thường.
• Viên nang: Kiểm tra tính toàn vẹn của viên, vỉ (vỉ không bị hở, bị rách, không có bột thuốc trong khoảng trống chứa viên).
• Viên bao: Bề mặt nhẵn, không nứt, không bong mặt, bảo quản trong lọ hoặc vỉ kín, lắc không dính. Đối với viên bao đường không được chảy nước.
• Đối với thuốc cốm: Kiểm tra độ ẩm bằng cách lắc nhẹ.
• Đối với dạng thuốc đạn, thuốc trứng: Không chảy nước, bao bì trực tiếp nguyên vẹn.
• Đối với thuốc dạng siro: Thuốc phải trong, không biến chất trong quá trình bảo quản, không lắng cặn lên men, không có đường kết tinh lại.
• Đối với thuốc đóng ống: Màu sắc đồng đều, các thông tin in trên ống phải rõ nét, đầy đủ.

>>> Tham khảo thêm về: Quy trình bán thuốc theo đơn | Hướng dẫn từ Dược sĩ “lão làng”

Kết luận

Quy trình mua thuốc và kiểm soát chất lượng giữ vai trò then chốt trong việc đảm bảo an toàn, chất lượng và uy tín của các sản phẩm thuốc cung cấp đến tay khách hàng. Việc thực hiện nghiêm ngặt quy trình này không chỉ xây dựng niềm tin cho người tiêu dùng mà còn giúp phát hiện và giảm thiểu hiệu quả các rủi ro tiềm ẩn trong quá trình kinh doanh, đặc biệt là khi cung cấp thuốc theo đơn.

Mediphar USA tự hào là đơn vị tiên phong trong lĩnh vực sản xuất và phân phối thực phẩm bảo vệ sức khỏe, luôn đặt chất lượng và sự an toàn của khách hàng lên hàng đầu. Với hơn 20 năm kinh nghiệm, chúng tôi không ngừng nỗ lực cải tiến để mang đến những sản phẩm đạt tiêu chuẩn cao nhất, xứng đáng với tôn chỉ “Chất lượng là sự khác biệt”.

Nếu bạn đang tìm đơn vị phân phối thực phẩm bảo vệ sức khỏe uy tín, đạt chuẩn GMP cho nhà thuốc của mình, hãy liên hệ ngay với Mediphar USA qua hotline 0903 893 866 để nhận những chính sách ưu đãi hấp dẫn và sự hỗ trợ tốt nhất từ đội ngũ chuyên nghiệp của chúng tôi!

Dược sĩ Phạm Cao Hà

Đã kiểm duyệt nội dung

Tôi là dược sĩ Phạm Cao Hà, hiện đang giữ vai trò cố vấn chuyên môn tại Công ty TNHH Mediphar USA. Với gần 40 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực nghiên cứu và quản lý chất lượng sản phẩm thực phẩm chức năng bảo vệ sức khỏe, tôi cam kết cung cấp những thông tin chính xác và hữu ích cho cộng đồng.

Hy vọng rằng những kiến thức và kinh nghiệm mà tôi chia sẻ trên website medipharusa.com sẽ hỗ trợ Quý Đối Tác và Khách Hàng của công ty trong việc hiểu biết sâu sắc hơn về lĩnh vực dược phẩm và thực phẩm chức năng.

> Xem thêm về tác giả