7 bước lập kế hoạch mở nhà thuốc theo đúng quy cách

Lập kế hoạch mở nhà thuốc ra sao để vừa chi tiết mà lại có kết quả tối ưu nhất chính là điều được rất nhiều người trong ngành dược quan tâm. Nếu bạn muốn mở nhà thuốc thì đây là bài viết dành cho bạn, vì mở nhà thuốc sẽ gặp nhiều rủi ro nếu không có sự chuẩn bị tốt nhất. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn cho các bạn tuần tự từng bước như thế nào để suôn sẻ hơn trong công việc kinh doanh của mình nhé!

Bài viết được tham vấn bởi Dược sĩ Thiều Thị Ngọc – Giám đốc chất lượng nhà máy Mediphar USA

7 bước lập kế hoạch mở nhà thuốc theo đúng quy cách

Lựa chọn vị trí “đắc địa” mở nhà thuốc

• Một số những địa điểm được gợi ý để dễ dàng cho công việc kinh doanh nhà thuốc sau này như: gần ngã giao đường, gần chợ, khu vực đông dân cư, trên các tuyến đường lớn, gần bệnh viện hoặc các phòng khám lớn.
• Nên chọn những nơi có mức giá thuê vừa phải, chỉ chiếm khoảng 40% lợi nhuận dự tính của bạn.
• Khu vực càng ít nhà thuốc cạnh tranh càng tốt: trong khoản bán kính từ 500m đổ lại đối với thành thị, 1000m đối với nông thôn có không quá 5 nhà thuốc cùng tồn tại.

Tìm hiểu thêm: Hướng dẫn chi tiết hồ sơ mở nhà thuốc đạt tiêu chuẩn GPP

Dự trù kinh phí

Việc mở một nhà thuốc đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng về tài chính. Kinh phí có thể biến động tùy thuộc vào quy mô, địa điểm và mức độ trang thiết bị mà bạn muốn đầu tư. Dưới đây là một số khoản mục chi phí dự trù cơ bản:

1. Chi phí mặt bằng

• Thuê mặt bằng: Tùy vào vị trí và diện tích. Những khu vực trung tâm thành phố có thể đắt đỏ hơn. Chi phí thuê dao động từ 10-30 triệu đồng/tháng hoặc hơn.
• Tiền cọc: Thông thường, cần đặt cọc từ 2-3 tháng tiền thuê.

2. Chi phí trang thiết bị

• Kệ thuốc và tủ trưng bày: Dao động từ 10-50 triệu đồng tùy theo kích cỡ và chất lượng.
• Tủ lạnh bảo quản thuốc: Khoảng 7-15 triệu đồng (nếu cần bảo quản thuốc yêu cầu nhiệt độ thấp).
• Máy tính và phần mềm quản lý bán hàng: Từ 10-20 triệu đồng.
• Hệ thống an ninh (camera, báo động): Từ 5-10 triệu đồng.

3. Chi phí hàng tồn kho ban đầu: Hàng hóa (thuốc và sản phẩm y tế) có kinh phí nhập hàng dao động lớn, có thể từ 100-500 triệu đồng tùy theo loại thuốc và quy mô.

4. Chi phí nhân sự

• Nhân viên bán thuốc: Nếu thuê dược sĩ, mức lương dao động từ 8-15 triệu đồng/tháng.
• Nhân viên phụ trợ (bảo vệ, tạp vụ, kế toán): Tùy thuộc vào nhu cầu.

5. Chi phí đăng ký và thủ tục pháp lý

• Giấy phép kinh doanh: Chi phí xin cấp giấy phép kinh doanh và các loại giấy phép khác có thể dao động từ 5-10 triệu đồng.
• Chi phí kiểm tra và cấp phép từ cơ quan y tế: Khoảng 10-20 triệu đồng.

6. Chi phí marketing: Quảng bá ban đầu (biển hiệu, phát tờ rơi, quảng cáo trực tuyến) khoảng 5-15 triệu đồng.

7. Chi phí phát sinh: Dự phòng tài chính khoảng 10-20% tổng chi phí để đối phó với các tình huống phát sinh.

Tổng chi phí dự kiến

Một nhà thuốc quy mô nhỏ có thể cần từ 300-500 triệu đồng. Nếu quy mô lớn hơn hoặc ở khu vực trung tâm, con số này có thể lên tới 1 tỷ đồng hoặc hơn. Bạn có thể điều chỉnh kinh phí dựa vào tình hình tài chính và mục tiêu kinh doanh của mình

Cơ sở vật chất

Khi mở một nhà thuốc, việc chuẩn bị cơ sở vật chất đầy đủ và đúng quy định là rất quan trọng để đảm bảo an toàn và hiệu quả trong quá trình hoạt động. Dưới đây là danh sách các yếu tố cơ bản cần có trong cơ sở vật chất của một nhà thuốc:

1. Không gian và mặt bằng

• Diện tích đủ rộng: Nhà thuốc cần có không gian đủ rộng để bố trí kệ thuốc, khu vực tư vấn, và khu vực chờ khách hàng (nếu cần). Theo quy định, nhà thuốc cần có diện tích tối thiểu là 10m², tuy nhiên, diện tích lớn hơn sẽ tạo cảm giác thoải mái và chuyên nghiệp.
• Thiết kế thoáng mát, hợp vệ sinh: Không gian cần sạch sẽ, có thông gió tốt và ánh sáng đầy đủ để bảo đảm việc bảo quản thuốc an toàn.

2. Kệ và tủ trưng bày

• Kệ trưng bày thuốc: Sắp xếp sao cho gọn gàng, ngăn nắp và dễ tìm kiếm. Kệ cần có đủ không gian để trưng bày nhiều loại thuốc và sản phẩm y tế khác nhau.
• Tủ kính: Để trưng bày các loại thuốc đặc trị hoặc các sản phẩm cần bảo quản đặc biệt.
• Tủ thuốc riêng biệt: Dành cho thuốc kê đơn, cần đảm bảo an toàn và không để lẫn lộn với các sản phẩm khác.

3. Thiết bị bảo quản thuốc

• Tủ lạnh bảo quản thuốc: Dùng để bảo quản các loại thuốc cần nhiệt độ thấp (2-8°C) như vaccine, insulin, và một số loại kháng sinh.
• Tủ chống ẩm: Dùng để bảo quản thuốc kháng sinh, vitamin, và các sản phẩm có yêu cầu bảo quản đặc biệt về độ ẩm.

4. Phần mềm quản lý nhà thuốc

• Máy tính và phần mềm quản lý bán hàng: Phần mềm giúp theo dõi doanh thu, quản lý hàng tồn kho, đặt hàng, và hỗ trợ quản lý thuốc theo mã vạch. Một số phần mềm còn giúp theo dõi lịch sử bệnh nhân và đơn thuốc.
• Máy in hóa đơn: Để in hóa đơn cho khách hàng.

5. Hệ thống an ninh

• Camera an ninh: Giám sát an toàn cho cả nhân viên và hàng hóa, đặc biệt trong các khu vực quan trọng như kệ thuốc, quầy thu ngân.
• Hệ thống báo động: Giúp cảnh báo trong trường hợp trộm cắp hoặc sự cố ngoài ý muốn.

6. Thiết bị y tế cơ bản

• Nhiệt kế, máy đo huyết áp, máy đo đường huyết: Cung cấp dịch vụ tư vấn và hỗ trợ khách hàng khi cần thiết.
• Bộ sơ cứu cơ bản: Gồm băng, gạc, thuốc sát trùng, kéo y tế, và các dụng cụ cấp cứu cơ bản khác.

7. Quầy thu ngân và khu vực tư vấn

• Quầy thu ngân: Nên được đặt ở vị trí dễ thấy, có máy tính, phần mềm quản lý, và máy in hóa đơn.
• Khu vực tư vấn riêng tư: Tạo không gian để dược sĩ có thể tư vấn kỹ hơn cho khách hàng về các loại thuốc và tình trạng sức khỏe.

8. Trang bị khác

• Biển hiệu: Cần rõ ràng, dễ thấy, với tên nhà thuốc, logo, và thông tin liên hệ.
• Khu vực vệ sinh: Đảm bảo có nhà vệ sinh sạch sẽ cho nhân viên và khách hàng khi cần.

9. Điều kiện về môi trường

• Hệ thống điều hòa không khí: Đảm bảo nhiệt độ trong nhà thuốc luôn ổn định, giúp bảo quản thuốc đúng tiêu chuẩn.
• Hệ thống chiếu sáng: Đảm bảo đủ ánh sáng, không để các khu vực trưng bày thuốc bị tối.

10. Thùng rác y tế và xử lý chất thải

• Thùng rác phân loại: Để phân loại rác thải y tế, đảm bảo việc xử lý an toàn theo quy định của cơ quan y tế.
• Thùng đựng thuốc hỏng hoặc hết hạn: Đảm bảo các loại thuốc không sử dụng được sẽ được thu gom và xử lý đúng quy trình.

Cơ sở vật chất cần phải tuân thủ các tiêu chuẩn do Bộ Y tế quy định nhằm đảm bảo nhà thuốc hoạt động đúng quy định và mang lại dịch vụ tốt nhất cho khách hàng

Tuyển chọn nhân viên bán hàng

Thông thường mỗi nhà thuốc hoạt động 2 ca/ngày nên vẫn cần tuyển nhân viên bán hàng trừ trường hợp một mình bạn có thể đảm đương nổi tất cả mọi thứ. 

Nếu không, hãy tham khảo từ các nguồn tuyển dụng như: mối quan hệ quen biết, thông qua bạn bè giới thiệu, các kênh đăng ký tuyển dụng miễn phí, …

Bên cạnh đó, đừng quên những tiêu chí lựa chọn nhân viên bán hàng phải có bằng cấp dược sĩ trung hoặc cao đẳng dược, đã có kinh nghiệm đứng quầy trên 6 tháng, có thái độ tốt, tận tâm với nghề, ….

Các chủ nhà thuốc có thể tham khảo khung lương cho nhân viên bao gồm mức lương cơ bản + lương phụ cấp + thưởng theo doanh thu như sau:

+ Lương cơ bản: từ 2.500.000 đồng đến 4.000.000 đồng tùy năng lực.

+ Lương phụ cấp: 500.000 đồng  – 700.000 đồng tùy vào trách nhiệm.

+ Thưởng: linh động tùy theo mức lợi nhuận làm ra ở mỗi giai đoạn.

Các yếu tố cần chuẩn bị để thẩm định GPP

Chuẩn bị đầy đủ cơ sở vật chất cho việc thẩm định GPP bao gồm:

• Chi phí dao động từ 50.000.000 đồng – 70.000.000 đồng.
• Sửa chữa, mua sắm và sắp xếp lại mọi vật dụng, trang thiết bị cho phù hợp với một nhà thuốc.

Ngoài ra, chủ nhà thuốc có thể thuê tư vấn thẩm định GPP để đơn giản và không tốn chi phí bằng cách tìm đến những người làm ở sở y tế quận/huyện, thành phố/tỉnh nơi bạn mở nhà thuốc.

Họ sẽ tư vấn tất cả mọi thủ tục, những gì liên quan để đảm bảo quá trình bạn thẩm định sẽ thành công.

Đăng ký kinh doanh và xin thẩm định GPP

• Đăng ký kinh doanh tại quận/huyện – nơi mà bạn sẽ mở nhà thuốc sẽ mất khoảng 1 tháng. Các chủ nhà thuốc có thể tự chủ động làm và không mất bất kỳ phí gì.
• Đăng ký thẩm định GPP tại sở ý tế quận/huyện nơi bạn mở nhà thuốc mất khoảng 15 ngày để hoàn tất việc thẩm định và có mất phí.

Tìm hiểu thêm: Kinh nghiệm mở Nhà thuốc tây cho người mới bắt đầu kinh doanh

Chọn nguồn hàng nhập

Nguồn từ chợ sỉ

Đây là địa điểm có nguồn hàng phong phú, chiếm tới 70% – 80% lượng mặt hàng trên thị trường với mức giá thành vô cùng phải chăng.

Chủ nhà thuốc nên trực tiếp đến chợ nhập hàng để có thể nắm rõ thị trường, mức giá và kiểm soát tốt chất lượng hàng nhập.

Thời gian đầu khi mới vận hành nhà thuốc, bạn thường nhập từ trên 80% và giảm dần theo thời gian càng về sau.

Nguồn từ nhà phân phối lớn trong nước

Các loại thuốc, thực phẩm chức năng khi được nhập từ những nguồn chính hãng này sẽ đảm bảo được chất lượng, có hóa đơn đầy đủ nên bạn có thể hoàn toàn yên tâm.

Tuy nhiên, khi lấy hàng ở các nhà phân phối lớn thì nhược điểm chính là mức giá thường đắt hơn ở chợ sỉ. Để kinh doanh một cách thông minh hơn, hãy lựa chọn thời điểm diễn ra các chương trình khuyến mãi để đặt hàng với số lượng lớn sẽ có được những ưu đãi hấp dẫn.

Bên cạnh đó, ở một số nhà phân phối còn có các chính sách hậu mãi, tích điểm cho những khách hàng liên tục mua hàng với số lượng lớn cũng là cơ hội rất tốt cho bạn.

Nguồn từ trình dược viên 

Đội ngũ này thật sự cũng rất có tiềm năng để các chủ nhà thuốc tìm ra thêm được các nguồn hàng chất lượng với mức giá ổn định. 

Lời khuyên cho bạn chính là nên thiết lập mối quan hệ với mạng lưới này vì họ sẽ mang đến nguồn hàng tốt, nhiều chương trình ưu đãi. Vừa tiết kiệm được thời gian mà lại không phải tốn công sức đi lại.

Tuy nhiên, để thành công trong bước này thì cần phải có một khoảng thời gian đủ để các trình dược viên biết đến nhà thuốc của bạn hoặc nếu muốn “đốt cháy giai đoạn” thì bạn tự tìm đến họ.

Khi nhà thuốc đã đi vào hoạt động

Thời gian đầu, khoảng 6 tháng khi mới vận hành nhà thuốc sẽ luôn là khoảng thời gian khó khăn cho người chủ bởi vô vàn việc phát sinh. Những rắc rối không tên cũng là ở thời điểm này mà tìm đến buộc bạn phải đối mặt giải quyết.

Dù vậy, hãy kiên nhẫn và gỡ rối từng việc một thì chắc chắn sau này mọi chuyện sẽ dễ dàng hơn. 

2 lưu ý trong quá trình lên kế hoạch

Về thị trường

Hiện nay, trong lĩnh vực dược phẩm đang có rất nhiều áp lực cạnh tranh. Đặc biệt là nhà thuốc ở các quận nội thành, khu vực gần bệnh viện mọc lên “như nấm sau mưa”. 

Vậy nên, nếu như bạn là những “tân binh” mới chắc chắn sẽ không tránh khỏi cảm giác như đang bị bão hòa, sẽ gặp rất nhiều khó khăn. Thế nhưng đừng vì vậy mà vội nản lòng, hãy cố gắng nâng cấp nhà thuốc mình, tạo nên nhiều sự khác biệt thì chắc chắn sẽ mang đến nhiều thành công. 

Về chủ nhà thuốc

Khi đã quyết tâm theo đuổi con đường này, bản thân là chủ nhà thuốc cũng đừng quên học hỏi, tìm tòi những điều mới để quản lý vận hành tốt nhà thuốc của riêng mình.

Nếu có vấn đề nào thắc mắc, đừng ngại ngần mà tìm ngay đến những người đã có kinh nghiệm trong nghề để xin ý kiến. 

LỜI KẾT

Lập kế hoạch mở nhà thuốc chính là một trong những bước đầu tiên làm tiền đề để quyết định sự thành bại của bạn trong lĩnh vực này. Hãy tham khảo và thực hành theo những bước vừa gợi ý bên trên để chuẩn bị những gì tốt nhất cho công việc kinh doanh của mình nhé! 

Dược sĩ Phạm Cao Hà

Đã kiểm duyệt nội dung

Tôi là dược sĩ Phạm Cao Hà, hiện đang giữ vai trò cố vấn chuyên môn tại Công ty TNHH Mediphar USA. Với gần 40 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực nghiên cứu và quản lý chất lượng sản phẩm thực phẩm chức năng bảo vệ sức khỏe, tôi cam kết cung cấp những thông tin chính xác và hữu ích cho cộng đồng.

Hy vọng rằng những kiến thức và kinh nghiệm mà tôi chia sẻ trên website medipharusa.com sẽ hỗ trợ Quý Đối Tác và Khách Hàng của công ty trong việc hiểu biết sâu sắc hơn về lĩnh vực dược phẩm và thực phẩm chức năng.

> Xem thêm về tác giả