Quy trình và cách lập kế hoạch cung ứng thuốc tại nhà thuốc

Việc lập kế hoạch cung ứng thuốc là yếu tố bắt buộc đối với dược sĩ tại nhà thuốc nhằm tối ưu hóa quy trình vận hành hằng ngày. Một kế hoạch khoa học và chặt chẽ giúp bảo đảm thuốc và các sản phẩm khác luôn có sẵn, đúng chất lượng, thời điểm, hạn chế thiếu hàng hoặc tồn kho đồng thời đáp ứng các yêu cầu về an toàn và tuân thủ pháp luật. Trong bài viết này, Mediphar USA sẽ cung cấp những thông tin cần thiết để dược sĩ và chủ nhà thuốc dễ dàng nắm bắt quy trình lập kế hoạch cung ứng thuốc chuẩn.

Lập kế hoạch cung ứng thuốc tại nhà thuốc là gì?

Lập kế hoạch cung ứng thuốc là quá trình xác định nhu cầu, danh mục sản phẩm, nguồn cung, mức tồn kho, lịch đặt hàng và ngân sách nhằm bảo đảm thuốc luôn sẵn có, đúng chất lượng và phù hợp với nhu cầu thực tế. Tại nhà thuốc, công tác này bao gồm cả việc kiểm soát hạn dùng theo nguyên tắc nhập trước xuất trước (FIFO), theo dõi doanh số theo từng sản phẩm, cân đối chi phí và tuân thủ thực hành tốt nhà thuốc GPP.

Việc lập kế hoạch cung ứng giúp nhà thuốc chuyển từ trạng thái xử lý tình huống sang quản trị chủ động, đảm bảo hoạt động ổn định, tránh tình trạng thiếu thuốc hoặc lãng phí vốn.

Nguyên tắc khi lập kế hoạch cung ứng thuốc tại nhà thuốc

Khi lập kế hoạch cung ứng thuốc, chủ nhà thuốc, dược sĩ chuyên môn tại nhà thuốc cần dựa trên một số nguyên tắc cơ bản như sau:

• Nguyên tắc 5 đúng: Cần giữ vững nguyên tắc đúng người dùng, đúng thuốc, đúng liều lượng, đúng thời điểm và đúng cách dùng để đảm bảo giảm thiểu sai sót.
• Chính xác và cẩn trọng: Mọi thao tác từ nhập hàng đến cấp phát đều phải được kiểm tra đối chiếu kỹ lưỡng, có thể áp dụng máy quét mã vạch để hạn chế lỗi.
• Kịp thời: Kế hoạch cung ứng cần bảo đảm chu kỳ đặt hàng phù hợp với thời gian giao hàng của nhà cung cấp, đồng thời dự trữ sẵn các thuốc thiết yếu vào mùa dịch hay mùa bệnh.
• Minh bạch và truy xuất nguồn gốc: Tất cả thông tin về thuốc cần được ghi nhận và quản lý trên hệ thống phần mềm để có thể truy xuất ngược lại bất kỳ lúc nào.
• Tuân thủ pháp luật và chuẩn GPP: Nhà thuốc cần thực hiện đúng quy định về bảo quản, cấp phát và lưu trữ chứng từ.
• Phối hợp chặt chẽ: Duy trì liên hệ thường xuyên với nhà cung cấp, trình dược viên và bộ phận kinh doanh để cập nhật kịp thời thông tin và xử lý vấn đề phát sinh.

Những nguyên tắc này không chỉ là nền tảng quan trọng để bảo đảm hệ thống cung ứng tại nhà thuốc vận hành một cách hiệu quả và an toàn, mà còn giúp giảm thiểu tối đa các rủi ro liên quan đến sai sót trong quá trình nhập, bảo quản và cấp phát thuốc.

>>> Tìm hiểu hiểu thêm:

• Cách sắp xếp thuốc tại nhà thuốc GPP theo quy định Bộ Y tế
• Quy trình mua thuốc và kiểm soát chất lượng cho nhà thuốc
• 12 SOP bắt buộc cho nhà thuốc GPP [có đính kèm mẫu SOP]

4 nhiệm vụ cơ bản của cung ứng thuốc

Để triển khai một kế hoạch cung ứng hiệu quả, nhà thuốc cần xác định đúng các nhiệm vụ cơ bản. Điều này giúp đảm bảo thuốc và thực phẩm chức năng luôn đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng, duy trì sự ổn định cho nhà thuốc.

Dưới đây là bốn nhiệm vụ cốt lõi mà mọi nhà thuốc cần chú trọng khi tổ chức và quản lý hoạt động cung ứng:

• Hoạch định danh mục và nhu cầu: Nhà thuốc cần lựa chọn danh mục sản phẩm cốt lõi theo tình hình bệnh tật phổ biến ở địa phương, kết hợp với thực phẩm chức năng hỗ trợ. Dự báo nhu cầu dựa trên số liệu bán hàng trước đó, xu hướng tiêu dùng và đặc điểm mùa vụ.
• Tìm kiếm, lựa chọn và quản lý nhà cung cấp: Việc đánh giá nhà cung cấp thuốc và thực phẩm chức năng dựa trên các tiêu chí như nguồn gốc hợp pháp, sản phẩm đạt chuẩn theo quy định, giá cả, nguồn cung ổn định, chính sách đổi trả và khả năng hỗ trợ,…
• Quản trị tồn kho và vận hành: Nhà thuốc cần thiết lập các mức tồn kho tối thiểu và tối đa, áp dụng nguyên tắc nhập trước xuất trước, tiến hành kiểm kê định kỳ để đối chiếu số liệu.
• Giám sát và cải tiến liên tục: Nhà thuốc cần theo dõi các chỉ số vòng quay tồn kho, tỷ lệ hết hàng, tỷ lệ hàng cận hạn và lợi nhuận theo sản phẩm. Từ đó, điều chỉnh danh mục, kế hoạch nhập hàng và quy trình vận hành.

Sơ đồ quá trình cung ứng thuốc

Quá trình cung ứng thuốc tại nhà thuốc diễn ra theo một chu trình khép kín, trong đó mỗi bước đều có vai trò hỗ trợ và bổ sung cho nhau nhằm đảm bảo thuốc luôn sẵn sàng, đúng chất lượng và được quản lý một cách khoa học. Sơ đồ này bao gồm:

• Thu thập dữ liệu từ báo cáo bán hàng, tồn kho và xu hướng bệnh theo mùa. Sau đó, nhà thuốc cần xây dựng danh mục sản phẩm cần thiết và phân bổ ngân sách mua hàng phù hợp.
• Xác định mức tồn kho mục tiêu và điểm đặt hàng dựa trên tốc độ tiêu thụ của nhà thuốc và thời gian giao hàng của nhà cung cấp. Khi đặt hàng, cần có quy trình kiểm nhập hai bước để bảo đảm hàng hóa đúng chủng loại, số lượng, hạn dùng và chất lượng.
• Đảm bảo bảo quản hàng hóa theo tiêu chuẩn GPP, sắp xếp theo nguyên tắc nhập trước xuất trước, trưng bày hợp lý để dễ kiểm soát.
• Cuối cùng, theo dõi số liệu bán hàng và tồn kho định kỳ để điều chỉnh kế hoạch cho các chu kỳ tiếp theo.

Chu trình cung ứng không dừng lại ở việc hoàn thành một vòng lặp mà cần được duy trì liên tục theo nguyên tắc cải tiến không ngừng. Sau mỗi giai đoạn, nhà thuốc cần phân tích kết quả thực tế, đánh giá những điểm mạnh và hạn chế trong quy trình, từ đó điều chỉnh cho phù hợp với nhu cầu thị trường và khả năng vận hành.

Quy trình lập kế hoạch cung ứng thuốc tại nhà thuốc

Quy trình lập kế hoạch không đơn giản là dự báo nhu cầu hay đặt hàng, mà nó còn là một chuỗi hoạt động khoa học nhằm bảo đảm mọi khâu vận hành được tiến hành đồng bộ. Để giúp dược sĩ và chủ nhà thuốc dễ áp dụng, quy trình này có thể triển khai theo 7 bước cụ thể:

• Bước 1: Nhà thuốc cần đặt ra mục tiêu rõ ràng cho kế hoạch như giảm tỷ lệ hết hàng xuống dưới 2%, vòng quay tồn kho đạt ít nhất 8 lần mỗi năm, tỷ lệ hàng cận hạn thấp hơn 1% doanh thu.
• Bước 2: Xây dựng danh mục sản phẩm dựa trên dữ liệu thực tế, bao gồm thuốc thiết yếu, sản phẩm bổ trợ và thực phẩm chức năng phù hợp với nhu cầu khách hàng. Danh mục này cần được rà soát và điều chỉnh định kỳ.
• Bước 3:

Dự báo nhu cầu và xác định mức tồn kho mục tiêu từ việc sử dụng phương pháp bình quân số liệu bán hàng 3 đến 6 tháng trước, theo công thức:

(Tổng doanh số bán trong 3–6 tháng / Số tháng) + Yếu tố mùa vụ

Điểm đặt hàng được tính theo công thức nhu cầu trung bình nhân với thời gian giao hàng cộng thêm lượng tồn an toàn:

(Nhu cầu trung bình mỗi ngày × Thời gian giao hàng) + Tồn kho an toàn

• Bước 4: Đánh giá kỹ năng lực, tính hợp pháp, khả năng giao hàng đúng hạn và chính sách hậu mãi của từng nhà cung cấp. Nên duy trì ít nhất hai nguồn cung cho các sản phẩm quan trọng để tránh rủi ro.
• Bước 5: Khi nhập hàng phải có hai lớp kiểm tra gồm đối chiếu chứng từ và kiểm tra thực tế về lô, hạn dùng, bao bì. Toàn bộ dữ liệu cần được cập nhật ngay trên hệ thống quản lý.
• Bước 6: Nhà thuốc cần có hướng dẫn tư vấn sử dụng cho từng nhóm sản phẩm. Trong trường hợp thiếu hàng, cần có danh sách sản phẩm thay thế tương đương để đảm bảo nhu cầu khách hàng.
• Bước 7: Theo dõi các chỉ số quan trọng gồm tỷ lệ hết hàng, vòng quay tồn kho, tỷ lệ hàng cận hạn và lợi nhuận theo sản phẩm. Nên kiểm kê hàng tháng và có báo cáo định kỳ để kiểm soát nguồn hàng.

Lưu ý khi lập kế hoạch cung ứng thuốc tại nhà thuốc

Trong vận hành nhà thuốc nếu thiếu đi một kế hoạch cung ứng và quản lý chặt chẽ thì nguy cơ phát sinh rủi ro là rất lớn. Để hạn chế tối đa rủi ro, dược sĩ và chủ nhà thuốc cần lưu ý:

• Lưu trữ đầy đủ chứng từ để đảm bảo tính pháp lý và khả năng truy xuất.
• Áp dụng nghiêm ngặt nguyên tắc nhập trước xuất trước để kiểm soát hạn dùng.
• Không nên nhập quá nhiều sản phẩm có công dụng trùng lặp, chỉ tập trung vào các sản phẩm chủ lực.
• Phân bổ ngân sách hợp lý cho từng nhóm sản phẩm, tránh dồn vốn quá nhiều vào nhóm bán chậm.
• Chủ động dự trữ thuốc thiết yếu trước mùa dịch từ 4 đến 6 tuần.
• Tổ chức đào tạo định kỳ cho nhân viên về quy trình nhập hàng, bảo quản và tư vấn an toàn.
• Duy trì nhiều nguồn cung khác nhau cho các nhóm sản phẩm quan trọng.
• Sử dụng phần mềm quản lý nhà thuốc để thống kê các chỉ số, báo cáo và cảnh báo tồn kho.
• Xác định rõ ai là người chịu trách nhiệm lập kế hoạch cung ứng thuốc và khi thực hiện cần tham khảo ý kiến của dược sĩ đứng quầy để nắm bắt sát thực tế nhu cầu mua hàng, khả năng tiêu thụ và phản hồi của khách hàng.
• Thực hiện rà soát, đánh giá lại kế hoạch cung ứng định kỳ, ví dụ theo tháng hoặc theo quý, để xem thuốc nào bán chạy, thuốc nào bán chậm, hãng nào cung ứng tốt, từ đó tối ưu danh mục và tiết kiệm chi phí. Đồng thời cần quan tâm đến đặc thù mùa bệnh, thói quen tiêu dùng và tình hình dịch tễ tại địa phương để cập nhật kịp thời nhu cầu thực tế.

Những lưu ý trên không chỉ giúp nhà thuốc của bạn giảm thiểu rủi ro trong quá trình cung ứng mà còn nâng cao tính chuyên nghiệp trong quản lý và phục vụ khách hàng. Khi được áp dụng một cách đồng bộ và nhất quán, chúng sẽ trở thành nền tảng quan trọng để nhà thuốc hoạt động an toàn, hiệu quả và phát triển bền vững.

Kết luận

Lập kế hoạch cung ứng thuốc tại nhà thuốc là một quá trình liên tục và có hệ thống. Khi được triển khai đúng cách, kế hoạch này sẽ giúp nhà thuốc giảm thiểu rủi ro trong kinh doanh, nâng cao hiệu quả và đặc biệt là bảo đảm an toàn cho người sử dụng.

Nếu quý nhà thuốc, quầy thuốc hoặc đại lý phân phối đang tìm kiếm nguồn hàng thực phẩm chức năng chất lượng cao, sản xuất tại nhà máy đạt chuẩn GMP, Mediphar USA chính là lựa chọn đáng tin cậy. Với danh mục sản phẩm đa dạng, nguồn hàng ổn định, chính sách chiết khấu cạnh tranh và hỗ trợ truyền thông, Mediphar USA luôn sẵn sàng đồng hành cùng nhà thuốc trong việc nâng cao uy tín và phát triển bền vững.

Tài liệu tham khảo

1. QUY TRÌNH LẬP KẾ HOẠCH CUNG ỨNG THUỐC (Ban hành kèm theo QĐ số 169/QĐ-TTYTKVHT ngày15/07/2025) | Trung Tâm Y Tế Hàm Tân
2. Khi lập kế hoạch cung ứng thuốc có cần phải xây dựng Danh mục thuốc sử dụng tại bệnh viện hằng năm không? | Thư Viện Pháp Luật
3. Thông tư 22/2011/TT-BYT tổ chức và hoạt động khoa Dược bệnh viện mới nhất | Thư Viện Pháp Luật

MEDIPHARUSA

Đã kiểm duyệt nội dung

Mediphar USA tự hào là đơn vị tiên phong trong lĩnh vực sản xuất, gia công và phân phối thực phẩm chức năng bảo vệ sức khỏe và mỹ phẩm tại Việt Nam. Với hơn 20 năm kinh nghiệm và sở hữu nhà máy sản xuất đạt chuẩn GMP đầu tiên tại khu vực phía Nam, chúng tôi cam kết mang đến những sản phẩm chất lượng vượt trội, đáp ứng nhu cầu chăm sóc sức khỏe của người tiêu dùng.