Tạo dựng hệ thống hiệu quả: hướng dẫn viết mẫu SOP chuẩn

Bạn đang gặp khó khăn trong việc quản lý quy trình hoạt động của doanh nghiệp? Bạn muốn xây dựng một hệ thống làm việc hiệu quả, thống nhất và chuyên nghiệp? Qua đó, Mediphar USA đã trải qua 10 năm kinh nghiệm để thành lập một hệ thống sản xuất thực phẩm chức năng bảo vệ sức khoẻ theo tiêu chuẩn GMP, sẽ chia sẻ cho các Dược sĩ cách tạo dựng một hệ thống theo mẫu SOP chuẩn để để đạt được mục tiêu kinh doanh hiệu quả nhất.

Tầm quan trọng khi viết mẫu sop chuẩn 

Khi trình Dược sĩ tuân thủ các tiêu chuẩn mẫu sop nhà thuốc, mọi thứ sẽ trở nên chuyên nghiệp. Sử dụng mẫu sop chuẩn được coi là một phương pháp tiết kiệm thời gian cực kỳ hiệu quả bao gồm:

• Tính thống nhất: Tất cả nhân viên đều tuân theo một quy trình chung, họ sẽ thực hiện công việc một cách đồng nhất, hiệu quả và hạn chế tối đa sai sót.
• Nâng cao hiệu quả hoạt động: tối ưu hóa quy trình làm việc, loại bỏ những bước không cần thiết và tiết kiệm thời gian.
• Dễ dàng đào tạo nhân viên mới: SOP là tài liệu hướng dẫn chi tiết, dễ hiểu, giúp nhân viên mới nhanh chóng nắm bắt công việc và hòa nhập với Dược sĩ.
• Tăng cường tính minh bạch và trách nhiệm giải trình: Dược sĩ dễ dàng quản lý và giám sát hoạt động của nhân viên.

Hướng dẫn chi tiết cách viết mẫu quy trình thao tác chuẩn SOP để xây dựng một hệ thống hiệu quả

Xác định mục tiêu và phạm vi của SOP

Mục tiêu

Mục tiêu để tạo mẫu sop chuẩn là để thiết lập một hướng dẫn rõ ràng cho một quy trình cụ thể, nhằm đảm bảo rằng quy trình được thực hiện một cách chính xác và đồng nhất bởi tất cả mọi người liên quan bao gồm:

• Nâng cao chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ
• Tăng hiệu quả 
• Giảm thiểu sai sót và lãng phí
• Đảm bảo tuân thủ các quy định 
• Cải thiện sự an toàn và sức khỏe
• Tăng cường sự hài lòng của khách hàng

Phạm vi

Phạm vi của SOP xác định những gì được bao gồm và không bao gồm trong tài liệu. Nó nên nêu rõ quy trình nào được đề cập, ai là người chịu trách nhiệm thực hiện quy trình khi nào quy trình nên được sử dụng. Phạm vi cũng nên xác định bất kỳ tài liệu tham khảo hoặc tài nguyên bổ sung nào cần thiết.

• Mức độ chi tiết: mẫu SOP chuẩn nên cung cấp đủ thông tin để người dùng có thể thực hiện quy trình một cách chính xác, nhưng nó không nên quá dài dòng hoặc chi tiết đến mức khó hiểu.
• Đối tượng mục tiêu: SOP nên được viết cho đối tượng mục tiêu sẽ sử dụng nó. Ví dụ, một SOP dành cho kỹ thuật viên sẽ cần chi tiết hơn một SOP dành cho nhân viên bán hàng.
• Mức độ phức tạp của quy trình: Các quy trình phức tạp có thể cần nhiều SOP hơn hoặc SOP chi tiết hơn các quy trình đơn giản.

Phân tích quy trình và xác định các bước chính

Khi phác thảo một quy trình mới, Dược sĩ nên làm theo các bước cụ thể để hoàn thành công việc ngay cả khi nó không cần thiết là phải đúng cách. 

Phân tích chi tiết quy trình 

Phân tích chi tiết từng bước trong quy trình, bao gồm các hoạt động cần thực hiện, công cụ/thiết bị cần sử dụng, và thời gian dự kiến cho mỗi bước như:

• Bước 1: Tiếp nhận khách hàng: Chào hỏi khách hàng, hỏi khách hàng có đơn thuốc hay không.
• Bước 2: Kiểm tra đơn thuốc: Đảm bảo đơn thuốc có đầy đủ thông tin, kiểm tra hạn sử dụng của thuốc.
• Bước 3: Lấy thuốc: Lấy thuốc theo đúng tên, hàm lượng, số lượng ghi trong đơn.
• Bước 4: Tư vấn sử dụng thuốc: Hỏi khách hàng về tình trạng sức khỏe hiện tại, tư vấn cách sử dụng thuốc, liều lượng, thời gian sử dụng, tác dụng phụ và lưu ý khi sử dụng.
• Bước 5: Thanh toán và giao thuốc: Thu tiền của khách hàng và thanh toán theo quy định của nhà thuốc, giao thuốc cho khách hàng và dặn dò khách hàng bảo quản thuốc đúng cách.
• Bước 6: Ghi chép hồ sơ: Ghi chép thông tin về đơn thuốc, số lượng thuốc bán, ngày bán vào sổ bán thuốc.

>>> Xem thêm: HỒ SƠ VÀ THỦ TỤC LÀM CHỨNG CHỈ HÀNH NGHỀ DƯỢC

Chia nhỏ quy trình thành các bước chính và phụ

• Bước chính: Tiếp nhận khách hàng, kiểm tra đơn thuốc, lấy thuốc, tư vấn sử dụng thuốc, thanh toán và giao thuốc.
• Bước phụ: Ghi chép hồ sơ.

Xác định các điểm kiểm soát quan trọng trong quy trình

• Kiểm tra đơn thuốc: Đảm bảo đơn thuốc có đầy đủ thông tin.
• Kiểm tra hạn sử dụng của thuốc: Đảm bảo thuốc chưa hết hạn sử dụng.
• Tư vấn sử dụng thuốc: Đảm bảo khách hàng hiểu rõ cách sử dụng thuốc và các lưu ý cần thiết.

Viết từng bước rõ ràng, súc tích và dễ hiểu

• Sử dụng ngôn ngữ đơn giản, dễ hiểu với đối tượng mục tiêu.
• Tránh sử dụng thuật ngữ chuyên ngành hoặc ngôn ngữ kỹ thuật phức tạp.
• Đảm bảo tính nhất quán trong cách trình bày, định dạng.
• Sử dụng các công cụ hỗ trợ viết SOP như phần mềm soạn thảo văn bản, bảng biểu, sơ đồ,…
• Lấy ý kiến phản hồi từ các bên liên quan trong quá trình xây dựng SOP.

Thêm hình ảnh, sơ đồ hoặc video minh họa

Hình ảnh, sơ đồ và video là những công cụ trực quan hiệu quả giúp người đọc hiểu rõ hơn về quy trình được hướng dẫn trong SOP. Việc sử dụng các yếu tố này một cách hợp lý sẽ giúp nâng cao chất lượng SOP và tăng hiệu quả tiếp thu cho người sử dụng.

• Hình ảnh: Thích hợp để minh họa các bước cụ thể trong quy trình, các chi tiết quan trọng, hoặc các sản phẩm/thiết bị được sử dụng.
• Sơ đồ: Thích hợp để trình bày quy trình tổng thể, mối liên hệ giữa các bước, hoặc cấu trúc của hệ thống.

Xác định các tiêu chí đánh giá và đo lường hiệu quả của SOP

• Xác định các tiêu chí đánh giá hiệu quả của mẫu sop chuẩn, ví dụ: tỷ lệ tuân thủ SOP, tỷ lệ sai sót, mức độ hài lòng của nhân viên,…
• Lập kế hoạch theo dõi và đánh giá hiệu quả của SOP theo định kỳ.

Quy định quy trình cập nhật và sửa đổi SOP

• Xác định phòng ban nào có trách nhiệm cập nhật và sửa đổi SOP.
• Quy định quy trình cập nhật và sửa đổi SOP, bao gồm các bước đề xuất thay đổi, phê duyệt thay đổi, cập nhật tài liệu SOP,…
• Đảm bảo rằng SOP luôn được cập nhật với phiên bản mới nhất.

Cách triển khai và áp dụng mẫu SOP chuẩn

Đề xuất chiến lược giới thiệu và đào tạo nhân viên về SOP mới

Tạo ra một kế hoạch đào tạo chi tiết và cung cấp tài liệu hướng dẫn rõ ràng về mẫu SOP chuẩn như tổ chức các buổi hội thảo, khóa đào tạo hoặc buổi họp để giải thích cho nhân viên.

Hướng dẫn trực tiếp, video hướng dẫn hoặc bài giảng trực tuyến để đảm bảo nhân viên hiểu rõ và áp dụng đúng mẫu SOP chuẩn.

Theo dõi và giám sát việc thực hiện SOP

• Thiết lập một hệ thống giám sát để đảm bảo rằng nhân viên tuân thủ đúng quy trình.
• Sử dụng công nghệ hiện đại để theo dõi ghi lại quá trình thực hiện.
• Thực hiện kiểm tra định kỳ và đánh giá hiệu quả của để phát hiện, khắc phục.

Giải quyết các vấn đề tiềm ẩn trong quá trình áp dụng SOP

• Xác định các vấn đề trong quá trình áp dụng SOP và tìm hiểu nguyên nhân gốc rễ của chúng.
• Đề xuất các giải pháp để khắc phục các vấn đề này, bao gồm cải thiện quy trình, đào tạo lại nhân viên hoặc điều chỉnh SOP nếu cần thiết.
• Tạo ra một hệ thống phản hồi từ nhân viên để thu thập ý kiến và đề xuất cải tiến cho SOP.

Hy vọng bài viết trên Mediphar USA đã chia sẻ mẫu SOP chuẩn để đảm bảo mọi thành viên hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của mình, giảm thiểu sai sót và nâng cao hiệu suất làm việc. Hãy đảm bảo rằng SOP được xem xét và cập nhật thường xuyên để thay đổi sao cho phù hợp nhất.

>>> Xem thêm: Download phần mềm quản lý nhà thuốc GPP Sở Y tế ở đâu?