SOP là gì? Sự khác biệt giữa SOP và quy trình làm việc

Trong môi trường kinh doanh đầy cạnh tranh ngày nay, việc vận hành doanh nghiệp một cách hiệu quả và nhất quán là chìa khóa để thành công. Để đạt được điều này, nhiều tổ chức đã áp dụng quy trình thao tác chuẩn (SOP) vào doanh nghiệp của mình nhằm chuẩn hóa các hoạt động, tối ưu hóa nguồn lực và nâng cao chất lượng dịch vụ.

Vậy SOP là gì? Sự khác biệt giữ SOP và quy trình làm việc như thế nào? Và cách xây dựng quy trình SOP ra sao? Hãy cùng Mediphar USA tìm hiểu trong bài viết dưới đây nhé!

SOP là gì?

SOP (viết tắt của Standard Operating Procedure) – là quy trình thao tác chuẩn trong một tổ chức. Đây là tập hợp các hướng dẫn chi tiết, có hệ thống để thực hiện từng bước của một quy trình công việc thường xuyên. Mỗi cá nhân tham gia vào quy trình đều cần tuân thủ nghiêm ngặt theo đúng SOP đã đề ra. Điều này không chỉ đảm bảo sự nhất quán trong quy trình vận hành mà còn giúp tổ chức tuân thủ các yêu cầu pháp lý, tiêu chuẩn ngành và cam kết kinh doanh.

Việc thiết lập SOP giúp tối ưu hóa hiệu suất, giảm thiểu sai sót và đảm bảo rằng mọi hoạt động đều tuân theo quy trình tiêu chuẩn đã được phê duyệt, từ đó nâng cao chất lượng và hiệu quả của tổ chức.

SOP cung cấp các chính sách, quy trình và tiêu chuẩn cần thiết để một tổ chức hoạt động hiệu quả. Nhờ vào quy trình này giúp giảm thiểu lỗi, tăng hiệu quả và nâng cao lợi nhuận, đồng thời tạo ra môi trường làm việc an toàn và đưa ra các hướng dẫn về cách giải quyết vấn đề và vượt qua trở ngại.

Tùy vào lĩnh vực SOP sẽ có sự khác biệt phù hợp với đặc thù ngành. Chẳng hạn như đối với mẫu SOP của nhà thuốc GPP sẽ bao gồm các bước như:

• Bước 1: Tiếp đón khách hàng
• Bước 2: Kiểm tra đơn thuốc
• Bước 3: Lấy thuốc và kiểm tra
• Bước 4: Tư vấn sử dụng thuốc
• Bước 5: Thanh toán và giao thuốc

Xem ngay về SOP trong ngành dược là gì? 12 Quy trình thao tác chuẩn SOP trong nhà thuốc GPP

Sự khác biệt giữa SOP và quy trình làm việc

Nhiều người vẫn còn nhầm lẫn khái niệm SOP và quy trình làm việc. Trên thực tế đây là hai khái niệm khác nhau. Cụ thể: Trong khi tài liệu quy trình cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan, thì SOP đi sâu vào chi tiết, đưa ra các bước chính xác cần thiết để thành công.

Hãy tưởng tượng: Tài liệu quy trình giống như một bản phác thảo hành trình từ “Điểm A” đến “Điểm B”, trong khi SOP là bản đồ chi tiết của bạn, hướng dẫn bạn từng bước trên đường đi. Để hình dung rõ hơn, chúng ta cùng xem bảng bên dưới:

Mục đích của SOP là gì?

Dù là trong lĩnh vực nào, mục đích của SOP cũng hướng đến các lợi ích thiết thực như:

• Tiết kiệm tối đa thời gian bằng việc thực hiện theo quy trình. Việc lặp đi lặp lại 1 công việc theo quy trình giúp công việc được xử lý thuần thục, nhanh chóng, tiết kiệm thời gian.
• Hạn chế lãng phí tài nguyên khi không phải thử nghiệm với các quy trình mới.
• Ổn định năng suất thực hiện công việc. Mọi công việc hoạt động theo SOP đều được hoàn thành theo cách giống nhau, đạt hiệu quả giống nhau.
• Nâng cao an toàn: Giảm thiểu rủi ro tai nạn lao động nhờ quy trình làm việc an toàn, được tiêu chuẩn hóa.
• Đối với nhân viên mới, SOP giúp nhanh chóng bắt nhịp, giảm sai sót, có tiêu chí đánh giá cụ thể hơn.

Để SOP hiệu quả, doanh nghiệp cần:

• Xây dựng, viết rõ ràng dễ hiểu
• Tham khảo thông tin, tuân thủ quy chuẩn của ngành
• Phổ biến nhân viên: Để hiểu tầm quan trọng, hiểu đúng và thực hiện
• Theo dõi cập nhật: theo tình hình thực tế
• Giám sát kiểm tra
• Lấy ý kiến phản hồi: Để cải tiến thay đổi cho phù hợp
• Phân loại, lưu trữ: để dễ tìm kiếm thực hiện tiết kiệm thời gian

Tóm lại, SOP là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả, tính nhất quán và an toàn trong công việc, từ đó cải thiện hiệu suất và tiết kiệm chi phí.

Cách xây dựng quy trình thao tác chuẩn SOP

Một quy trình thao tác chuẩn SOP hiệu quả là đưa ra các bước cần thực hiện, giải thích rõ ràng để hoàn thành nhiệm vụ. Đồng thời thông báo cho nhân viên về bất kỳ rủi ro liên quan đến quy trình đó. Các hướng dẫn nên ngắn gọn, dễ hiểu, tập trung vào cách thức thực hiện hơn là việc cần làm.

Trước khi viết SOP, bạn nên thực hiện đánh giá rủi ro cho tất cả các bước trong quy trình. Việc đánh giá này sẽ xác định bất kỳ trở ngại nào có thể phát sinh trong quá trình thực hiện và bất kỳ rủi ro nào liên quan đến những trở ngại đó.

Một số câu hỏi quan trọng bạn nên trả lời trước khi viết SOP bao gồm:

• Ai sẽ chịu trách nhiệm chính cho từng bước trong quy trình?

Ví dụ: Trong quy trình kiểm nhập thuốc tại nhà thuốc, nhân viên kho chịu trách nhiệm kiểm tra số lượng và chất lượng thuốc, trong khi quản lý kho xác nhận và ký nhận hàng.

• Nhiệm vụ cụ thể của mỗi người trong quy trình là gì?

Ví dụ: Trong quy trình bảo quản thuốc, nhân viên kho phải sắp xếp thuốc đúng khu vực theo điều kiện bảo quản, còn quản lý kho phải theo dõi và ghi nhận nhiệt độ, độ ẩm hàng ngày.

• Mỗi người cần đạt được điều gì khi thực hiện vai trò của mình?

Ví dụ: Trong quy trình bán thuốc, dược sĩ phải tư vấn đúng và đầy đủ thông tin cho khách hàng để đảm bảo họ sử dụng thuốc an toàn và hiệu quả.

• Các bước trong quy trình có được mô tả cụ thể và dễ hiểu không?

Ví dụ: Trong SOP về xử lý thuốc hết hạn, cần ghi rõ từng bước: phân loại thuốc hết hạn, lập biên bản tiêu hủy, thông báo với cơ quan quản lý, và thực hiện tiêu hủy đúng quy định.

Để quyết định quy trình nào cần có SOP, tổ chức nên lập danh sách tất cả các quy trình kinh doanh của mình. Các nhà quản lý nên thảo luận về trách nhiệm và nhiệm vụ hàng ngày của nhân viên để đảm bảo tất cả các quy trình đều được tính đến. Bất kỳ nhiệm vụ thường xuyên nào mà nhiều nhân viên xử lý đều nên được xem xét để tạo SOP.

Dưới đây là 10 bước chính liên quan đến việc tạo SOP bạn có thể tham khảo thực hiện :

Bước 1: Xác định mục tiêu của nhiệm vụ và lý do tại sao cần có SOP

Nhân viên ở các vị trí ra quyết định và các bên liên quan khác xác định mục tiêu của nhiệm vụ và giải thích lý do tại sao mục tiêu đó cần có SOP.

Bước 2: Xác định định dạng cho SOP

Người viết quyết định định dạng SOP. Một số tổ chức có thể có các mẫu được tạo sẵn. Tuy nhiên cũng có những tổ chức cho phép người viết tự thiết kế định dạng SOP theo cách riêng của họ.

Dưới đây đây là các ví dụ về các định dạng có thể có:

• Lưu đồ hoặc sơ đồ quy trình làm việc: Phù hợp cho các quy trình có nhiều kết quả khác nhau hoặc không thể đoán trước được.
• Danh sách các bước đơn giản: Sử dụng các đánh dấu đầu dòng hoặc đánh số, ngắn gọn và dễ làm theo.
• Danh sách các bước phân cấp: Thường dùng cho quy trình có nhiều bước và quyết định nên cần được viết dưới dạng danh sách, được đánh dấu đầu dòng hoặc đánh số nhưng dành cho các quy trình có nhiều bước và quyết định; những bước này có thể có một bước chính theo sau là một tập hợp các bước phụ.

Bước 3: Quyết định phương tiện truyền tải

Sau khi đã chọn định dạng, người viết quyết định sẽ cung cấp SOP dưới dạng bản in cứng hay trực tuyến và được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu.

Bước 4: Xác định sự phụ thuộc của nhiệm vụ

Nhiệm vụ được mô tả trong SOP có thể liên quan hoặc phụ thuộc vào các quy trình khác trong tổ chức. Người viết cần xác định rõ các mối liên kết này để quyết định cách tích hợp chúng vào SOP mới. Một giải pháp khác là cần xem xét điều chỉnh và bổ sung quy trình mới vào các SOP hiện có, nhằm đảm bảo tính nhất quán và dễ thực hiện.

Bước 5: Xác định đối tượng

Người viết xác định đối tượng của SOP này là ai để đảm bảo nội dung được viết phù hợp. Ví dụ: SOP được viết cho nhân viên có kiến thức trước sẽ khác với SOP được viết cho nhân viên mới.

Bước 6: Viết SOP

Sau khi đã quyết định xong mọi thứ (như ai làm, làm gì, làm thế nào…), người viết sẽ bắt tay vào viết quy trình thực hiện. Quy trình này nên được viết theo kiểu câu đơn giản, dễ hiểu, dùng thì hiện tại (ví dụ: “nhân viên lấy hàng từ kho”) và giọng chủ động (ví dụ: “bộ phận kỹ thuật sẽ kiểm tra máy móc”). Nếu công ty có quy định về cách viết (ví dụ: font chữ, cỡ chữ…), người viết cần tuân thủ theo.

Bước 7: Kiểm tra và thu thập phản hồi

Sau khi bản nháp được viết, nó phải được xem xét, chỉnh sửa và kiểm tra nhiều lần, đồng thời thu thập phản hồi của các bên liên quan cũng là rất quan trọng. Quá trình này lặp lại cho đến khi SOP được tất cả các bên liên quan chấp thuận.

Khi SOP được phê duyệt, nó sẽ được phân phối đến những người sẽ sử dụng trong công việc hàng ngày. Nhóm đối tượng sử dụng cần thực hiện thử nghiệm SOP để đảm bảo tính khả thi và hiệu quả. Nếu họ gặp khó khăn trong việc hiểu hoặc làm theo, SOP cần được điều chỉnh và cập nhật để phù hợp hơn trước khi chính thức áp dụng.

Bước 8: Triển khai quy trình

Sau khi tất cả các vấn đề đã được giải quyết, SOP sẽ được phê duyệt và chính thức áp dụng. Lúc này, những người sử dụng SOP có thể thực hiện quy trình một cách dễ dàng mà không gặp khó khăn nào.

Bước 9: Cập nhật thường xuyên

SOP không phải là tài liệu cố định dùng suốt đời mà cần được xem xét và cập nhật định kỳ để đảm bảo phù hợp với thực tế. Sau khi SOP được triển khai, quy trình nên được phân tích và điều chỉnh sau mỗi 6 đến 12 tháng để đảm bảo phù hợp với các tiêu chuẩn mới và yêu cầu của tổ chức. Mọi thay đổi phải được ghi lại rõ ràng, đồng thời các phiên bản cập nhật cần được quản lý và theo dõi cẩn thận để duy trì tính nhất quán và hiệu quả.

Bước 10. Cung cấp đào tạo liên tục

Để đảm bảo nhân viên nắm vững và áp dụng hiệu quả các phiên bản mới của SOP, các buổi đào tạo định kỳ cần được tổ chức thường xuyên. Những buổi này giúp nhân viên cập nhật kiến thức, làm quen với những thay đổi trong quy trình và duy trì sự thống nhất trong cách thực hiện công việc.

Ứng dụng SOP trong các lĩnh vực

Quy trình vận hành tiêu chuẩn (SOP) đóng vai trò then chốt trong nhiều ngành nghề. Dưới đây là một số lĩnh vực áp dụng thường áp dụng SOP trong vận hành, làm việc:

• Sản xuất: SOP được sử dụng để ghi lại quy trình sản xuất trên dây chuyền, dùng để đào tạo nhân viên và đảm bảo quy trình làm việc nhất quán.
• Tài chính: SOP được sử dụng để ghi lại quy trình lập hóa đơn và thu tiền. Các ngân hàng cũng sử dụng SOP để xác minh danh tính của khách hàng đến giao dịch trực tiếp.
• Dịch vụ khách hàng và bán lẻ: Trong môi trường dịch vụ khách hàng và bán hàng, SOP giải thích quy trình cung cấp dịch vụ và thời gian phản hồi, đồng thời hướng dẫn nhân viên cách xử lý khiếu nại của khách hàng và chuẩn bị các tài liệu như báo giá bán hàng.
• Chăm sóc sức khỏe: Các nhà cung cấp dịch vụ y tế sử dụng SOP để tạo quy trình làm việc cho việc thu thập và nhập dữ liệu bệnh nhân, lập hóa đơn và thu phí.
• Cơ quan chính phủ: Các cơ quan chính phủ có nhiều quy trình khác nhau để đảm bảo các tiêu chuẩn được đáp ứng. Ví dụ, Cục Quản lý Thực phẩm và Dược phẩm Hoa Kỳ (FDA) sử dụng SOP để chứng nhận rằng hoạt động của một công ty đáp ứng các tiêu chuẩn của FDA.

Trong nhiều ngành, SOP thường được sử dụng trong tuyển dụng và đào tạo nhân viên. SOP đảm bảo rằng việc định hướng và đào tạo nhân viên mới nhất quán với cách nhân viên hiện tại đang thực hiện công việc. SOP có thể hướng dẫn các nhà quản lý thực hiện các nhiệm vụ thường xuyên, chẳng hạn như kỷ luật và các hành động khắc phục, đánh giá hiệu suất. SOP cũng có thể được sử dụng để thu thập, theo dõi và lưu trữ các báo cáo chỉ số hiệu suất chính, tạo quy trình tiếp nhận khách hàng.

Các câu hỏi thường gặp về SOP

Tại sao SOP lại quan trọng đối với doanh nghiệp?

SOP giúp doanh nghiệp duy trì tính nhất quán trong hoạt động, giảm thiểu sai sót và rủi ro. Bên cạnh đó, nó còn hỗ trợ trong việc đào tạo nhân viên mới, đảm bảo tất cả mọi người đều nắm rõ quy trình làm việc chuẩn.

Làm thế nào để cập nhật và duy trì SOP hiệu quả?

• Định kỳ xem xét SOP ít nhất một lần mỗi năm.
• Lắng nghe phản hồi từ nhân viên để cải thiện SOP.
• Cập nhật SOP khi có thay đổi về công nghệ, quy định pháp luật, hoặc quy trình nội bộ.

Ai là người chịu trách nhiệm thực hiện và giám sát SOP?

Thường thì quản lý hoặc các trưởng bộ phận sẽ chịu trách nhiệm giám sát việc tuân thủ SOP, trong khi nhân viên được yêu cầu thực hiện đúng quy trình.

Có những loại SOP nào phổ biến?

Một số loại SOP phổ biến bao gồm SOP về sản xuất, bảo trì, an toàn, đào tạo nhân sự, SOP về quản lý kho… Mỗi SOP có thể áp dụng cho các nhiệm vụ cụ thể trong doanh nghiệp tùy theo yêu cầu của ngành.

Làm sao để viết SOP một cách rõ ràng và dễ hiểu?

• Sử dụng ngôn từ đơn giản, dễ hiểu.
• Chia nhỏ quy trình thành các bước cụ thể.
• Đính kèm hình ảnh hoặc sơ đồ minh họa khi cần.
• Đảm bảo tài liệu ngắn gọn nhưng đầy đủ thông tin.

Hy vọng qua bài viết trên của Mediphar USA, bạn đã biết SOP là gì, phân biệt SOP với quy trình làm việc và cách xây quy trình thao tác chuẩn SOP hiệu quả cho doanh nghiệp nhé!

Dược sĩ Phạm Cao Hà

Đã kiểm duyệt nội dung

Tôi là dược sĩ Phạm Cao Hà, hiện đang giữ vai trò cố vấn chuyên môn tại Công ty TNHH Mediphar USA. Với gần 40 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực nghiên cứu và quản lý chất lượng sản phẩm thực phẩm chức năng bảo vệ sức khỏe, tôi cam kết cung cấp những thông tin chính xác và hữu ích cho cộng đồng.

Hy vọng rằng những kiến thức và kinh nghiệm mà tôi chia sẻ trên website medipharusa.com sẽ hỗ trợ Quý Đối Tác và Khách Hàng của công ty trong việc hiểu biết sâu sắc hơn về lĩnh vực dược phẩm và thực phẩm chức năng.

> Xem thêm về tác giả