Hướng dẫn chi tiết cách ghi sổ xuất nhập thuốc chuẩn GPP 2025

Trong ngành dược, việc quản lý và vận hành một nhà thuốc đòi hỏi sự chính xác và tuân thủ nghiêm ngặt các quy định. Một trong những nghiệp vụ cốt lõi, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh và an toàn người bệnh chính là cách ghi sổ xuất nhập thuốc. Ghi chép sai sót không chỉ gây thất thoát tài sản, khó khăn trong quản lý tồn kho mà còn có thể dẫn đến những rủi ro pháp lý.

Bài viết này từ Mediphar USA sẽ cung cấp một hướng dẫn toàn diện, từng bước về cách ghi sổ xuất nhập thuốc tại nhà thuốc một cách chuyên nghiệp, chính xác và tuân thủ đầy đủ tiêu chuẩn GPP.

Tại sao việc ghi sổ xuất nhập thuốc lại quan trọng?

Việc ghi sổ xuất nhập thuốc chính xác không chỉ là một thói quen tốt mà còn là một yêu cầu pháp lý được quy định chặt chẽ trong các văn bản của Bộ Y tế, tiêu biểu là Thông tư 02/2018/TT-BYT quy định về Thực hành tốt cơ sở bán lẻ thuốc và Thông tư 20/2017/TT-BYT quy định chi tiết một số điều của Luật dược và Nghị định 54/2017/NĐ-CP về thuốc và nguyên liệu làm thuốc phải kiểm soát đặc biệt.

Theo đó, việc ghi sổ xuất nhập thuốc sẽ giúp nhà thuốc:

• Tuân thủ quy định GPP: Đây là yêu cầu bắt buộc của Bộ Y tế, đảm bảo mọi hoạt động của nhà thuốc được kiểm soát và truy xuất được nguồn gốc. (tìm hiểu thêm về GPP)
• Quản lý tồn kho hiệu quả: Ghi chép chính xác giúp bạn biết rõ số lượng thuốc hiện có, thuốc nào sắp hết hạn, thuốc nào bán chạy để lên kế hoạch đặt hàng tối ưu.
• Minh bạch tài chính: Sổ sách rõ ràng là cơ sở để đối chiếu công nợ với nhà cung cấp và theo dõi doanh thu, lợi nhuận.
• Đảm bảo an toàn cho bệnh nhân: Việc ghi chép giúp truy xuất thông tin về lô thuốc, hạn dùng khi có bất kỳ vấn đề nào phát sinh.
• Chống gian lận và thuốc giả: Một hệ thống sổ sách minh bạch khiến việc trà trộn thuốc giả, thuốc không rõ nguồn gốc vào nhà thuốc trở nên bất khả thi, việc ghi sổ xuất nhập thuốc góp phần xây dựng một môi trường dược phẩm trong sạch.

Hướng dẫn cách ghi sổ nhập thuốc chi tiết

Quy trình nhập thuốc chính là bước đầu tiên đưa sản phẩm vào hệ thống quản lý của nhà thuốc. Đây là khâu nền tảng quyết định tính chính xác của toàn bộ hoạt động xuất – nhập – tồn về sau, vì vậy cần được thực hiện nghiêm túc và cẩn trọng để tránh sai sót ngay từ đầu vào.

Bước 1: Đối chiếu thuốc thực tế và hóa đơn, chứng từ

Khi tiếp nhận thuốc từ nhà cung cấp, tuyệt đối không bỏ qua khâu kiểm tra. Nhà thuốc cần đối chiếu đầy đủ:

• Tên thuốc, nồng độ, hàm lượng.
• Số lượng thực tế so với số lượng trên hóa đơn đỏ (VAT) hoặc phiếu giao hàng.
• Số lô và hạn sử dụng trên từng hộp thuốc.
• Tình trạng bao bì, tem niêm phong còn nguyên vẹn.

Bước 2: Ghi chép thông tin vào sổ sách và phần mềm

Sau khi hoàn tất bước kiểm tra, tiếp tục nhập liệu vào sổ sách và/hoặc phần mềm quản lý nhà thuốc. Đây là cách đảm bảo dữ liệu chính xác, có thể truy xuất nhanh chóng khi cần thiết. Những thông tin bắt buộc cần được ghi lại bao gồm:

Lưu ý: Nếu sử dụng phần mềm quản lý nhà thuốc, các thao tác này sẽ nhanh chóng và giúp hệ thống tự động cập nhật số lượng tồn kho. Tuy nhiên, việc duy trì một cuốn sổ ghi chép vật lý vẫn cần thiết để đối chiếu và phục vụ các đợt thanh tra.

Hướng dẫn cách ghi sổ xuất thuốc chính xác

Xuất thuốc là nghiệp vụ diễn ra hằng ngày tại nhà thuốc, yêu cầu sự chính xác và tập trung cao độ, đặc biệt đối với các loại thuốc kê đơn và thuốc kiểm soát đặc biệt.

Trường hợp 1: Bán thuốc không kê đơn (OTC)

Đối với nhóm thuốc này, quy trình tập trung vào việc tư vấn và quản lý tồn kho kinh doanh.

• Tư vấn cho khách hàng: Dược sĩ dựa trên triệu chứng để tư vấn và cung cấp thuốc phù hợp, hướng dẫn liều dùng, cách dùng chính xác.
• Cập nhật tồn kho trên hệ thống: Ngay sau khi bán, bạn phải trừ kho ngay lập tức trên phần mềm quản lý nhà thuốc hoặc ghi vào cột “Xuất” trong sổ theo dõi kho. Việc này đảm bảo số liệu tồn kho luôn chính xác để phục vụ việc kinh doanh.
• Không yêu cầu ghi sổ chuyên biệt: Không bắt buộc phải ghi lại thông tin cá nhân của người mua hay sử dụng các sổ theo dõi bệnh nhân.

Trường hợp 2: Bán thuốc theo đơn bác sĩ

Đây là quy trình chuẩn áp dụng cho các loại thuốc cần có sự chỉ định của bác sĩ như kháng sinh, thuốc tim mạch, tiểu đường,…

• Kiểm tra tính hợp lệ của đơn thuốc: Đảm bảo có đủ thông tin bệnh nhân, bác sĩ, chẩn đoán, tên thuốc, liều lượng, chữ ký hợp lệ theo quy định.
• Xuất thuốc trên phần mềm: Khi lấy thuốc cho bệnh nhân, đồng thời thực hiện thao tác trừ kho trên phần mềm. Việc này đảm bảo số liệu tồn kho luôn được cập nhật theo thời gian thực.
• Ghi vào sổ theo dõi bệnh nhân: Ghi lại thông tin người mua, tên thuốc đã bán, số lượng. Điều này không chỉ giúp theo dõi lịch sử dùng thuốc của bệnh nhân mà còn là bằng chứng cho việc bán thuốc kê đơn.

Trường hợp 3: Quản lý và ghi chép thuốc kiểm soát đặc biệt

Đối với các loại thuốc thuộc danh mục kiểm soát đặc biệt (thuốc gây nghiện, hướng thần,…), cách ghi sổ xuất nhập thuốc phải tuân theo một quy trình nghiêm ngặt hơn như:

• Kiểm tra đơn thuốc “H” và giấy tờ tùy thân: Bắt buộc phải kiểm tra đơn thuốc hợp lệ theo mẫu quy định và đối chiếu thông tin người mua với giấy tờ tùy thân như CMND/CCCD.
• Sử dụng sổ riêng: Phải có một cuốn “Sổ theo dõi thuốc Kiểm soát Đặc biệt” riêng biệt.
• Ghi chép ngay lập tức: Ngay sau khi bán, phải ghi đầy đủ thông tin vào sổ, không được để trống.
• Thông tin chi tiết: Ngoài các thông tin như thuốc thông thường, cần ghi rõ họ tên, địa chỉ, số CMND/CCCD của người nhận thuốc, thông tin bác sĩ và đơn thuốc chi tiết.
• Không tẩy xóa: Mọi ghi chép trên sổ này phải rõ ràng, không được tẩy xóa. Nếu có sai sót, phải gạch ngang và ký tên bên cạnh.
• Lưu trữ chứng từ: Đơn thuốc gốc và các giấy tờ liên quan phải được lưu trữ cẩn thận để phục vụ công tác hậu kiểm.

Xem ngay danh mục thuốc kiểm soát đặc biệt

Mẫu sổ xuất và nhập thuốc

Dưới đây là mẫu sổ theo dõi xuất, nhập, tồn kho thuốc gây nghiện, thuốc hướng thần, thuốc tiền chất và các loại thuốc thuộc diện quản lý đặc biệt, được ban hành kèm theo Thông tư 20/2017/TT-BYT. Cơ sở kinh doanh, cơ sở y tế có trách nhiệm ghi chép, quản lý theo đúng biểu mẫu này để đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ quy định pháp luật.

Xem thêm chi tiết mẫu sổ xuất và nhập thuốc tại đây: thuvienphapluat.vn/van-ban/The-thao-Y-te/Thong-tu-20-2017-TT-BYT-huong-dan-Luat-duoc-54-2017-ND-CP-thuoc-nguyen-lieu-lam-thuoc-339250.aspx

Tối ưu hóa quy trình ghi sổ xuất nhập thuốc

Trong thực tế, dược sĩ tại nhà thuốc tư nhân thường kiêm nhiệm nhiều công việc nên dễ rơi vào tình trạng quá tải. Để quy trình quản lý xuất nhập thuốc hiệu quả hơn, nhà thuốc nên:

• Đầu tư phần mềm quản lý: Tự động cập nhật số liệu tồn kho, cảnh báo thuốc sắp hết hạn, hỗ trợ lập báo cáo nhanh chóng và giảm thiểu rủi ro từ việc ghi chép thủ công.
• Phân bổ thời gian hợp lý: Sắp xếp khung giờ cố định trong ngày (ví dụ đầu giờ sáng hoặc cuối giờ chiều) để đối chiếu, nhập liệu tập trung, tránh gián đoạn bởi công việc bán hàng.

Tìm hiểu quy trình mua thuốc và kiểm soát chất lượng cho nhà thuốc

Một số phần mềm quản lý nhà thuốc phổ biến tại Việt Nam

Trong bối cảnh ngành y tế đẩy mạnh chuyển đổi số vào năm 2025, việc ứng dụng công nghệ đã trở thành một yêu cầu gần như bắt buộc để đảm bảo tuân thủ GPP và tối ưu hóa vận hành. Các phần mềm không chỉ giúp ghi chép xuất nhập thuốc một cách chính xác mà còn tự động hóa toàn bộ quy trình, từ quản lý tồn kho, cảnh báo hạn dùng đến kết nối liên thông Dược Quốc gia.

Dưới đây là một số phần mềm uy tín, được nhiều nhà thuốc tin dùng tại Việt Nam bạn có thể tham khảo:

• VNPT Pharmacy
• Viettel Pharmacy
• XPharma
• KiotViet
• Moss Pharma

Các phần mềm này thường có bản dùng thử miễn phí trong thời gian đầu, sau đó nhà thuốc có thể lựa chọn các gói duy trì hàng tháng với chi phí từ 100.000 – 400.000 VNĐ/ tháng hoặc mua bản trọn đời, bản không giới hạn với chi phí cao hơn, tùy theo nhu cầu và quy mô hoạt động.

Xem thêm các phần mềm quản lý nhà thuốc

Kết luận

Cách ghi sổ xuất nhập thuốc không chỉ là một nghiệp vụ cơ bản mà còn phản ánh sự chuyên nghiệp, cẩn trọng và tuân thủ pháp luật của mỗi nhà thuốc. Dù lựa chọn phương pháp thủ công hay ứng dụng phần mềm quản lý hiện đại, mục tiêu cuối cùng vẫn là đảm bảo thuốc được quản lý minh bạch, an toàn và chính xác từ khi nhập kho cho đến khi đến tay người bệnh.

Để việc kinh doanh được tối ưu và hiệu quả hơn, nhà thuốc cũng cần chú trọng đến nguồn hàng sỉ chất lượng, giá tốt và ổn định. Mediphar USA hiện cung cấp đa dạng thực phẩm chức năng và sản phẩm chăm sóc sức khỏe với chính sách chiết khấu trực tiếp từ nhà máy đạt chuẩn GMP, giúp nhà thuốc yên tâm về chất lượng, tối ưu chi phí và nâng cao uy tín trong mắt khách hàng. Đây chính là giải pháp bền vững cho các đơn vị phân phối và nhà thuốc muốn phát triển lâu dài.

MEDIPHARUSA

Đã kiểm duyệt nội dung

Mediphar USA tự hào là đơn vị tiên phong trong lĩnh vực sản xuất, gia công và phân phối thực phẩm chức năng bảo vệ sức khỏe và mỹ phẩm tại Việt Nam. Với hơn 20 năm kinh nghiệm và sở hữu nhà máy sản xuất đạt chuẩn GMP đầu tiên tại khu vực phía Nam, chúng tôi cam kết mang đến những sản phẩm chất lượng vượt trội, đáp ứng nhu cầu chăm sóc sức khỏe của người tiêu dùng.