Quy định mới trong kê đơn thuốc điện tử và quy trình kê đơn chi tiết

Theo lộ trình của Bộ Y tế, đến ngày 01/01/2026, tất cả phòng khám và cơ sở khám chữa bệnh trên toàn quốc phải hoàn tất việc chuyển đổi từ kê đơn thuốc giấy sang kê đơn thuốc điện tử. Đây không chỉ là yêu cầu về mặt pháp lý, mà còn là bước chuyển quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến quy trình khám chữa bệnh, hoạt động bán thuốc và công tác quản lý chuyên môn.

Để triển khai đúng quy định và đảm bảo hiệu quả điều trị, các đơn vị y tế cần nắm rõ hệ thống quy định mới trong quy trình kê đơn điện tử. Trong bài viết này, Mediphar USA sẽ tổng hợp và trình bày một cách đầy đủ, rõ ràng và dễ hiểu những thông tin mà bác sĩ, dược sĩ, nhà thuốc và cơ sở y tế cần chuẩn bị trước khi chính thức chuyển đổi.

Phân biệt kê đơn điện tử và kê đơn giấy truyền thống

Theo Thông tư 26/2025/TT-BYT, đơn thuốc điện tử không chỉ là bản số hóa của tờ giấy, mà là một hệ thống quản lý chuẩn hóa với tính pháp lý đầy đủ, tích hợp chữ ký số và khả năng liên thông dữ liệu toàn quốc.

Sự khác biệt giữa hai hình thức kê đơn điện tử và kê đơn giấy truyền thống thể hiện rõ qua các yếu tố về cách thức lập đơn, khả năng kiểm soát và tính minh bạch trong cấp phát thuốc:

Tiêu chí	Kê đơn giấy	Kê đơn thuốc điện tử
Hình thức	Viết tay	Lập trên phần mềm, ký số
Tính pháp lý	Có đóng dấu hoặc chữ ký tay	Có chữ ký số, mã đơn QR
Lưu trữ	Lưu thủ công, dễ thất lạc	Lưu trên hệ thống, truy xuất bất kỳ lúc nào
Kiểm soát bán thuốc	Khó giám sát, dễ làm giả	Bán thuốc dựa trên mã đơn điện tử
Tính liên thông	Không liên thông	Kết nối Hệ thống đơn thuốc quốc gia
Sai sót chuyên môn	Nguy cơ sai liều, khó đọc chữ	Cảnh báo liều dùng, tương tác thuốc

Kê đơn điện tử là bước tiến quan trọng giúp chuẩn hóa điều trị, tăng tính pháp lý và minh bạch, góp phần bảo vệ người bệnh. Việc tuân thủ và thực hiện nâng cấp kê đơn thuốc điện tử không còn là khuyến khích, mà là nghĩa vụ pháp lý đối với mọi cơ sở y tế, nhà thuốc,…

Lợi ích khi áp dụng kê đơn thuốc điện tử

Việc triển khai kê đơn thuốc điện tử không chỉ giúp các cơ sở khám chữa bệnh đáp ứng quy định pháp lý mà còn đem lại nhiều lợi ích thiết thực cho đội ngũ y tế, người bệnh, nhà thuốc và cơ quan quản lý nhà nước.

Đối với bác sĩ và các cơ sở khám chữa bệnh

Kê đơn điện tử giúp bác sĩ kiểm soát quá trình kê đơn khoa học và chính xác hơn. Phần mềm kê đơn sẽ hỗ trợ cảnh báo các nguy cơ trùng hoạt chất, tương tác thuốc, hay liều lượng không phù hợp với độ tuổi hay tình trạng bệnh lý của người bệnh.

Đồng thời, việc lưu trữ và tra cứu thông tin bệnh sử, phác đồ và đơn thuốc trước đó của bệnh nhân trở nên dễ dàng, giúp bác sĩ điều chỉnh hoặc tiếp nối điều trị thuận tiện, không mất thời gian tìm kiếm hồ sơ giấy.

Bên cạnh đó, loại bỏ hoàn toàn việc viết tay tránh tình trạng ghi chép không rõ ràng dẫn đến sai sót khi cấp phát thuốc. Đây cũng là cách giúp nâng cao tính chuyên nghiệp, chuẩn hóa quy trình điều trị và hỗ trợ quá trình thanh kiểm tra khi cần thiết.

Kê đơn thuốc điện tử giúp kiểm soát quá trình kê đơn chính xác hơn

Đối với người bệnh

Người bệnh sẽ nhận được đơn thuốc dưới dạng mã QR hoặc đường link tra cứu thay vì phải cầm tờ giấy. Điều này giúp tiết kiệm thời gian, giảm rủi ro mất, hỏng đơn thuốc.

Bệnh nhân cũng dễ dàng xem lại hướng dẫn sử dụng thuốc, liều lượng và thời gian dùng bất cứ lúc nào qua điện thoại di động. Mặt khác, vì thông tin được lưu trữ tập trung, bệnh nhân không cần mang theo hồ sơ cũ khi khám lại hoặc đến nhà thuốc ở địa phương khác.

Đối với nhà thuốc và hệ thống bán lẻ

Việc tiếp nhận đơn thuốc điện tử có mã định danh giúp nhà thuốc dễ dàng xác minh tính hợp lệ của đơn và hạn chế tối đa việc mua bán thuốc sai quy định. Khi nhà thuốc thực hiện cấp phát thuốc dựa trên đơn điện tử, dữ liệu sẽ được ghi nhận và đồng bộ trên hệ thống quản lý, đảm bảo tính minh bạch, chống thất thoát thuốc và hỗ trợ báo cáo nhanh khi cần thiết.

Kê đơn thuốc điện tử giúp nhà thuốc quản lý đơn thuốc tốt nhất

Đối với cơ quan quản lý nhà nước

Hệ thống Đơn thuốc Quốc gia đóng vai trò quan trọng trong việc theo dõi, kiểm soát tình trạng kê đơn và bán thuốc. Cơ sở dữ liệu liên thông tập trung giúp phát hiện giám sát các ca kê đơn kháng sinh bất thường, bán thuốc gây nghiện trái phép hoặc lạm dụng thuốc điều trị.

Với sự chuẩn hóa về mặt pháp lý, kỹ thuật và quản lý dữ liệu, đây là nền tảng quan trọng để Việt Nam tiến đến một hệ thống y tế hiện đại, hiệu quả và an toàn hơn cho cộng đồng.

Yêu cầu khi thực hiện kê đơn thuốc điện tử

Để một đơn thuốc điện tử có giá trị pháp lý và được chấp nhận trong hoạt động khám chữa bệnh, cơ sở y tế phải đồng thời tuân thủ các yêu cầu bắt buộc như:

Yêu cầu về hệ thống công nghệ thông tin

Phần mềm dùng để lập và quản lý đơn thuốc điện tử phải được thiết kế theo chuẩn kỹ thuật do Bộ Y tế quy định. Hệ thống này cần đảm bảo ba chức năng cốt lõi:

Cho phép lập đơn đúng theo mẫu quy chuẩn và có sẵn các trường thông tin bắt buộc.
Tích hợp chức năng ký số để bác sĩ xác thực đơn thuốc một cách hợp pháp.
Tự động truyền dữ liệu đơn thuốc lên Hệ thống Đơn thuốc Quốc gia sau khi kê đơn.

Ngoài ra, cơ sở khám chữa bệnh cần trang bị hạ tầng kỹ thuật phù hợp, bao gồm máy tính, đường truyền mạng ổn định, thiết bị ký số và hệ thống bảo mật để lưu trữ và đối soát dữ liệu theo quy định.

Xem chi tiết Hướng dẫn đăng ký tài khoản kết nối liên thông cơ sở dữ liệu Dược quốc gia tại đây.

Yêu cầu về chuẩn hóa nội dung kê đơn

Theo Điều 6 Thông tư 26/2025/TT-BYT, một đơn thuốc điện tử hợp lệ phải đáp ứng các yêu cầu sau:

Ghi đầy đủ và chính xác thông tin người bệnh, bao gồm cả số định danh cá nhân hoặc CCCD, hộ chiếu, nơi cư trú.
Với trẻ em dưới 72 tháng tuổi, cần bổ sung thêm số tháng tuổi, cân nặng và họ tên người đưa trẻ đi khám.
Tên thuốc phải được ghi theo tên hoạt chất chung quốc tế INN hoặc kèm thêm tên thương mại, thuốc có nhiều hoạt chất hoặc sinh phẩm thì ghi theo tên thương mại.
Ghi rõ nồng độ hoặc hàm lượng, số lượng dùng, đường dùng, liều dùng, thời điểm dùng và số ngày dùng của từng thuốc.
Nếu đơn thuốc có thuốc độc, phải ghi trước các thuốc khác. Đơn thuốc gây nghiện và hướng thần phải kê theo mẫu riêng “N” và “H”.
Đối với các thuốc kê theo ngày, tổng số ngày kê không vượt quá 30 ngày, trừ các bệnh lý đặc biệt như bệnh mạn tính, cần điều trị ngoại trú dài ngày thì được phép kê tối đa 90 ngày theo danh mục quy định.
Nếu cần chỉnh sửa đơn, người kê đơn phải lập lại đơn mới thay thế đơn cũ, đảm bảo tính chính xác và pháp lý trong hồ sơ.

Yêu cầu về người kê đơn và xác thực pháp lý

Một đơn thuốc điện tử chỉ hợp lệ khi được bác sĩ, y sĩ có chứng chỉ hành nghề hợp pháp lập và ký số bằng mã định danh cá nhân. Người kê đơn chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung đơn và phải đảm bảo đơn thuốc được gửi thành công lên hệ thống ngay sau khi hoàn tất quy trình khám, chữa bệnh.

Đơn thuốc điện tử sẽ bị xem là không hợp lệ nếu thiếu một trong ba điều kiện sau:

Không được lập trên phần mềm đạt chuẩn kỹ thuật theo quy định.
Không có chữ ký số của người kê đơn.
Không được truyền dữ liệu lên Hệ thống Đơn thuốc Quốc gia.

Khi đơn thuốc không hợp lệ, cơ sở bán lẻ thuốc có quyền từ chối cấp thuốc, đồng thời cơ sở y tế và bác sĩ có thể bị xử phạt theo quy định chuyên ngành.

Hướng dẫn quy trình kê đơn thuốc điện tử

Bước 1: Khám bệnh và xác định chỉ định điều trị

Bác sĩ tiến hành thăm khám, chẩn đoán và xác định bệnh lý theo đúng chuyên môn. Các dữ liệu ban đầu như triệu chứng, kết quả xét nghiệm, tiền sử bệnh, cân nặng trẻ em, hoặc các yếu tố nguy cơ sẽ được nhập vào hồ sơ bệnh án điện tử hoặc phần mềm quản lý khám chữa bệnh.

Bước 2: Lập đơn thuốc trên phần mềm

Bác sĩ lựa chọn thuốc theo danh mục được Bộ Y tế công bố hoặc theo danh mục thuốc của cơ sở. Phần mềm sẽ tự động hỗ trợ các chức năng như:

Hiển thị hoạt chất, hàm lượng, đường dùng, cảnh báo trùng hoạt chất
Cảnh báo liều dùng vượt ngưỡng
Gợi ý liều phù hợp theo nhóm tuổi, cân nặng hoặc tình trạng bệnh lý đặc biệt
Cảnh báo tương tác giữa các thuốc trong đơn.

Bước 3: Ký số xác nhận đơn thuốc

Đơn thuốc chỉ có giá trị khi được ký bằng chữ ký số của bác sĩ có thẩm quyền. Ký số có thể thực hiện bằng USB token, chữ ký số tích hợp trong phần mềm hoặc ký số từ xa tùy hạ tầng kỹ thuật của cơ sở y tế. Sau khi ký, đơn thuốc được gắn mã định danh duy nhất.

Bước 4: Gửi đơn thuốc lên Hệ thống Đơn thuốc Quốc gia

Ngay sau khi ký số, phần mềm sẽ tự động truyền dữ liệu đơn thuốc về Hệ thống Đơn thuốc Quốc gia. Nếu dữ liệu không được gửi lên hệ thống, đơn thuốc được xem là chưa hợp lệ và không thể sử dụng tại nhà thuốc.

Bước 5: Cấp mã tra cứu hoặc gửi đơn thuốc cho người bệnh

Người bệnh sau đó sẽ nhận được đơn thuốc điện tử qua một trong các hình thức in mã QR, tin nhắn SMS, email hoặc ứng dụng quản lý sức khỏe. Đây là căn cứ để người bệnh sử dụng khi đi mua thuốc tại nhà thuốc bất kỳ trên toàn quốc.

Bước 6: Nhà thuốc tra cứu và cấp phát thuốc theo mã đơn

Khi tiếp nhận đơn thuốc, nhà thuốc thực hiện quét mã đơn hoặc nhập mã tra cứu để xác nhận đơn còn hiệu lực hay không. Sau khi bán thuốc, nhà thuốc cũng có trách nhiệm cập nhật tình trạng cấp phát lên hệ thống.

Quy trình kê đơn thuốc điện tử

Cách tra cứu đơn thuốc điện tử

Người bệnh, nhà thuốc hoặc cơ sở y tế có thể tra cứu đơn thuốc điện tử thông qua các cách sau:

Quét mã QR trên đơn thuốc

Sử dụng camera điện thoại để quét mã QR được in trên đơn hoặc gửi qua tin nhắn SMS hoặc email. Hệ thống sẽ hiển thị toàn bộ thông tin về thuốc, liều dùng, số ngày sử dụng và hướng dẫn chi tiết.

Tra cứu qua Cổng thông tin Đơn thuốc Quốc gia

Truy cập https://donthuocquocgia.vn/ và nhập số định danh cá nhân/CCCD cùng thông tin liên quan để xem hoặc tải lại đơn thuốc đã kê.

Sử dụng ứng dụng y tế của Bộ Y tế hoặc bệnh viện

Các nền tảng như Sổ Sức Khỏe Điện Tử hoặc các ứng dụng riêng của cơ sở khám chữa bệnh cho phép đăng nhập để quản lý và xem lịch sử đơn thuốc.

Tra cứu tại nhà thuốc

Khi người bệnh mang mã đơn đến, nhà thuốc có thể nhập mã hoặc quét QR để tra cứu thông tin đơn thuốc trước khi cấp phát, giúp đảm bảo tính chính xác và hợp lệ.

4 cách tra cứu đơn thuốc điện tử đơn giản nhất

Một số câu hỏi thường gặp

Không có kết nối Internet thì có thể kê đơn điện tử được không?

Trong trường hợp mất kết nối tạm thời, bác sĩ vẫn có thể lập đơn ngoại tuyến đối với các phần mềm được hỗ trợ. Tuy nhiên, cần bắt buộc phải đồng bộ lên hệ thống ngay khi có Internet, nếu không đồng bộ thành công, đơn thuốc sẽ không hợp lệ.

Quên mật khẩu phần mềm kê đơn phải làm gì?

Mỗi cơ sở y tế đều có bộ phận quản trị hệ thống hoặc đơn vị cung cấp phần mềm hỗ trợ cấp lại mật khẩu. Tuyệt đối không chia sẻ tài khoản giữa nhiều người vì quyền ký đơn là trách nhiệm cá nhân.

Ai được phép ký số trên đơn thuốc điện tử?

Chỉ bác sĩ, y sĩ có chứng chỉ hành nghề hợp lệ và được cấp mã định danh hành nghề mới được phép ký số. Phần mềm kê đơn sẽ tự động từ chối nếu chữ ký số không thuộc tài khoản hợp lệ theo hệ thống quản lý của cơ sở khám chữa bệnh.

Trong trường hợp cơ sở y tế hoặc nhà thuốc sử dụng phần mềm riêng, hoàn toàn có thể tích hợp và liên kết với Hệ thống Đơn thuốc Quốc gia để thực hiện kê đơn điện tử, thay vì buộc phải sử dụng ứng dụng của Bộ Y tế. Tuy nhiên, phần mềm phải đáp ứng đầy đủ tiêu chí kỹ thuật theo quy định, đặc biệt là khả năng gửi dữ liệu và liên thông theo chuẩn thống nhất của Bộ Y tế.

Kết luận

Chuyển đổi sang kê đơn thuốc điện tử là bước bắt buộc đối với mọi cơ sở khám chữa bệnh. Đây không chỉ là yêu cầu pháp lý mà còn là nền tảng quan trọng để nâng cao chất lượng khám chữa bệnh, giảm sai sót điều trị, chống lạm dụng thuốc và tiến tới quản lý y tế dựa trên dữ liệu số.

Mediphar USA hy vọng những thông tin trên sẽ mang đến cho đội ngũ bác sĩ, dược sĩ và các cơ sở y tế kiến thức cần thiết để chủ động triển khai kê đơn thuốc điện tử một cách hiệu quả, đúng quy định và an toàn cho người bệnh.

Nếu Quý nhà thuốc – phòng khám – cơ sở y tế đang tìm kiếm nguồn sản phẩm thực phẩm bảo vệ sức khỏe chất lượng, minh bạch hồ sơ và giá sỉ ổn định, Mediphar USA sẵn sàng đồng hành.

Nhà máy đạt chuẩn GMP – ISO – HACCP, quy trình kiểm soát chặt chẽ.
Danh mục hơn 150 sản phẩm đa dạng.
Hỗ trợ tài liệu chuyên môn, tư vấn trưng bày và phát triển bán hàng.

Liên hệ hợp tác phân phối / nhập sỉ:

Hơn 150 sản phẩm thực phẩm chức năng và mỹ phẩm giá tốt từ nhà máy Mediphar USA

Quý khách hàng vui lòng điền thông tin liên hệ vào form bên dưới để được đội ngũ tư vấn của Mediphar USA liên hệ lại trong thời gian sớm nhất!

Nguồn tham khảo:

4/5 - (1 bình chọn)

MEDIPHARUSA

Đã kiểm duyệt nội dung

Mediphar USA tự hào là đơn vị tiên phong trong lĩnh vực sản xuất, gia công và phân phối thực phẩm chức năng bảo vệ sức khỏe và mỹ phẩm tại Việt Nam. Với hơn 20 năm kinh nghiệm và sở hữu nhà máy sản xuất đạt chuẩn GMP đầu tiên tại khu vực phía Nam, chúng tôi cam kết mang đến những sản phẩm chất lượng vượt trội, đáp ứng nhu cầu chăm sóc sức khỏe của người tiêu dùng.