Tiêu Hóa
Gan – Mật
Xương Khớp
Hô Hấp
Vitamin & Khoáng Chất
Tăng Sức Đề Kháng
Sắc Đẹp
Tuần Hoàn & Tim Mạch
Sinh lý – Nội Tiết Tố
Mắt
Vật Tư Y TếViệc kết nối và liên thông dữ liệu với Cơ sở dữ liệu dược quốc gia đã trở thành yêu cầu bắt buộc đối với tất cả các cơ sở bán lẻ thuốc trên toàn quốc. Việc liên thông này không chỉ giúp cơ quan quản lý giám sát hoạt động kinh doanh dược chặt chẽ hơn, mà còn góp phần nâng cao chất lượng phục vụ người dân, đảm bảo thuốc bán ra có nguồn gốc và kiểm soát thuốc tốt hơn. Trong bài viết dưới đây, Mediphar USA sẽ hướng dẫn cho bạn cách thực hiện thủ tục liên thông đến cơ sở dữ liệu quốc gia.
Hình thức và địa chỉ nộp hồ sơ
Tại TP.HCM, Sở Y tế TP.HCM đã ban hành hướng dẫn cụ thể để các cơ sở dễ dàng thực hiện việc đăng ký tài khoản liên thông, với quy trình tương đối đơn giản, thực hiện qua email. Các cơ sở gửi hồ sơ đăng ký qua email đến: taikhoanlienthonghcm@gmail.com
Lưu ý quan trọng:
- Không gửi hồ sơ vào ngày nghỉ, ngày lễ hoặc cuối tuần (thứ 7 và chủ nhật).
- Không gửi đến hệ thống Medinet của Sở Y tế.
Yêu cầu chung đối với hồ sơ
Việc chuẩn bị hồ sơ không chỉ đơn thuần là nộp đủ các loại giấy tờ, mà còn yêu cầu về độ chính xác và tính rõ ràng của thông tin. Điều này giúp Sở Y tế dễ dàng đối chiếu, xác minh và xử lý hồ sơ nhanh chóng, hạn chế phải phản hồi bổ sung. Dưới đây là những yêu cầu chung đối với hồ sơ:
- Các đơn vị phải tự chịu trách nhiệm về tính đầy đủ và chính xác của thông tin trong hồ sơ.
- Trường hợp cơ sở chưa được cấp Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dược, tại mục “Số giấy chứng nhận” trong biểu mẫu cần ghi rõ: “chờ thẩm định”.
- Hồ sơ gửi kèm phải là bản scan hoặc ảnh chụp rõ nét, đảm bảo đọc được đầy đủ nội dung để đối chiếu hợp lệ.
Thời gian phản hồi từ Sở Y tế
Sau khi hồ sơ đã được gửi đi, các cơ sở cần theo dõi email thường xuyên để nhận kết quả từ Sở Y tế. Tùy theo tính hợp lệ của hồ sơ, thời gian phản hồi sẽ được áp dụng theo quy định như sau:
- Trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ, Sở Y tế sẽ trả kết quả qua email đã đăng ký.
- Nếu hồ sơ còn thiếu hoặc sai thông tin, Sở sẽ phản hồi yêu cầu bổ sung để hoàn thiện.
Thành phần hồ sơ theo từng trường hợp
Việc chuẩn bị hồ sơ phụ thuộc vào đối tượng thực hiện đăng ký: cơ sở bán lẻ/bán buôn trực tiếp hay công ty phần mềm đại diện. Mỗi trường hợp sẽ yêu cầu một số giấy tờ khác nhau, nhưng nhìn chung cần đầy đủ hồ sơ pháp lý và giấy tờ chứng minh năng lực kinh doanh dược. Dưới đây là 2 trường hợp bạn cần lưu ý:
Trường hợp 1: Đơn vị kinh doanh phần mềm thực hiện đăng ký kết nối dữ liệu nhà thuốc
Các tài liệu cần chuẩn bị gồm:
1. Mẫu đề nghị cấp tài khoản kết nối (theo quy định của Sở Y tế).
2. Chứng chỉ hành nghề (bản scan hoặc ảnh chụp).
3. Giấy đăng ký kinh doanh:
- Với hộ cá thể: scan Giấy chứng nhận hộ kinh doanh.
- Với doanh nghiệp: scan Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
4. Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dược (nếu đã có).
Trường hợp 2: Cơ sở bán buôn, bán lẻ thuốc trực tiếp đăng ký kết nối dữ liệu nhà thuốc
Nhà thuốc/cơ sở bán buôn cần chuẩn bị:
- Mẫu đề nghị cấp tài khoản kết nối.
- Chứng chỉ hành nghề (scan hoặc ảnh chụp).
- Giấy đăng ký kinh doanh (hộ kinh doanh hoặc doanh nghiệp).
- Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dược (nếu đã cấp).
- Hợp đồng cung cấp phần mềm kết nối dữ liệu đã ký với đơn vị phát triển phần mềm quản lý nhà thuốc.
Việc thực hiện đúng và đủ quy trình đăng ký tài khoản liên thông là yếu tố then chốt giúp nhà thuốc sẵn sàng tích hợp dữ liệu với hệ thống quản lý của Bộ Y tế. Đây là trách nhiệm pháp lý và cũng là giải pháp nâng cao hiệu quả kinh doanh dược phẩm trong thời đại số hóa.
>>> DOWNLOAD BIỂU MẪU ĐỀ NGHỊ CẤP TÀI KHOẢN LIÊN THÔNG
Một số câu hỏi thường gặp
Tôi cần liên thông gì lên cổng dược quốc gia?
Theo quy định hiện hành, các nhà thuốc cần liên thông một số dữ liệu lên Cổng Dược Quốc Gia, bao gồm hóa đơn bán lẻ (được xem như một dạng xuất kho), phiếu nhập kho và phiếu xuất kho (bao gồm xuất hủy, xuất trả nhà cung cấp, xuất nội bộ, kiểm kho).
Đây là những thông tin bắt buộc cần được cập nhật thường xuyên để đảm bảo việc quản lý dược phẩm minh bạch và hiệu quả. Riêng đối với thuốc kê đơn, hiện tại chức năng liên thông này vẫn chưa được phép triển khai trở lại và đang chờ sự phê duyệt của Cục Quản lý Dược.
Tần suất liên thông như thế nào là được?
Tần suất liên thông không bị giới hạn cụ thể về số lượng phiếu mỗi ngày hay mỗi tháng. Theo quy định, nhà thuốc cần thực hiện liên thông đầy đủ các phiếu nhập kho và hóa đơn bán lẻ để phục vụ công tác quản lý. Việc liên thông nhiều hay ít phụ thuộc vào hoạt động kinh doanh thực tế của từng nhà thuốc, có ngày phát sinh nhiều hóa đơn, phiếu nhập hoặc xuất kho, có ngày thì không.
Tôi có thể dùng ảnh chụp giấy tờ bằng điện thoại không?
Được. Bạn có thể chụp các loại giấy tờ bằng điện thoại, miễn là hình ảnh rõ ràng, đầy đủ thông tin và không bị mờ, mất góc hoặc phản sáng. Tuy nhiên, nếu có điều kiện, việc sử dụng máy scan sẽ đảm bảo chất lượng hồ sơ tốt hơn, từ đó giúp quá trình xét duyệt diễn ra suôn sẻ hơn.
Tài khoản liên thông sau khi được cấp dùng để làm gì?
Tài khoản liên thông được cấp dùng để đăng nhập vào hệ thống phần mềm quản lý nhà thuốc, từ đó truyền tải dữ liệu mua bán thuốc và nhập xuất kho lên hệ thống Cơ sở dữ liệu Dược quốc gia. Việc này nhằm giúp cơ quan quản lý theo dõi, kiểm soát hoạt động kinh doanh thuốc và đảm bảo tuân thủ pháp luật của cơ sở kinh doanh.
Tôi có bị xử phạt nếu không liên thông dữ liệu?
Có. Việc không thực hiện liên thông dữ liệu được xem là hành vi không tuân thủ quy định về quản lý hoạt động kinh doanh dược và có thể bị xử lý vi phạm hành chính nếu bị kiểm tra. Đây là trách nhiệm pháp lý, nên các cơ sở cần nghiêm túc thực hiện để tránh rủi ro về pháp lý trong tương lai.
Tôi không nhận được phản hồi từ Sở Y tế sau khi gửi hồ sơ, phải làm sao?
Nếu đã gửi hồ sơ đúng quy định mà sau ba ngày làm việc không nhận được phản hồi, bạn nên kiểm tra kỹ lại hộp thư đến và cả thư mục spam. Trường hợp không có phản hồi nào, bạn có thể gọi điện thoại hoặc đến trực tiếp văn phòng của Sở Y tế để tìm hiểu nguyên nhân và thời gian xử lý hồ sơ. Bạn cũng có thể hỏi về các bước tiếp theo cần thực hiện.
Có bắt buộc phải gửi dữ liệu mỗi ngày không?
Hiện tại chưa có quy định cụ thể bắt buộc phải liên thông ngay sau khi xuất hóa đơn bán lẻ, hay vừa tạo xong phiếu nhập kho, xuất kho. Tuy nhiên, bạn cần đảm bảo rằng toàn bộ dữ liệu phát sinh trong hoạt động bán thuốc đều phải được gửi lên hệ thống trong thời gian hợp lý. Ngoài ra, có những trường hợp cụ thể như liên thông dữ liệu giấy khám sức khỏe lái xe lên Cổng giám định BHYT lại có quy định về thời gian liên thông.
Kết luận
Việc đăng ký tài khoản liên thông cơ sở dữ liệu Dược quốc gia không chỉ là yêu cầu bắt buộc để đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật, mà còn giúp nhà thuốc nâng cao tính minh bạch, quản lý hiệu quả hoạt động kinh doanh và tạo niềm tin với khách hàng. Hy vọng hướng dẫn trên sẽ giúp bạn thao tác nhanh chóng và chính xác trong quá trình đăng ký và kết nối hệ thống.
👉 Nếu bạn là chủ nhà thuốc đang tìm kiếm nguồn hàng thực phẩm chức năng giá sỉ uy tín, đừng bỏ qua cơ hội hợp tác trực tiếp với nhà máy đạt chuẩn GMP Mediphar USA. Chúng tôi cung cấp hơn 150 sản phẩm chăm sóc sức khỏe chất lượng, giá tốt, chiết khấu hấp dẫn và hỗ trợ vận chuyển toàn quốc.
➡️ Liên hệ ngay để nhận bảng giá sỉ và chính sách ưu đãi dành riêng cho đối tác phân phối tại liên kết: Báo giá sỉ thực phẩm chức năng
Đồng hành cùng Mediphar USA – Nâng tầm uy tín nhà thuốc, tối ưu lợi nhuận bền vững.
MEDIPHARUSA
Đã kiểm duyệt nội dung
