Máy tính tiền liên kết với thuế là gì? Quy định và hướng dẫn dễ hiểu cho nhà thuốc và hộ kinh doanh

Nghị định 70/2025/NĐ-CP chính thức có hiệu lực từ ngày 1/6/2025, yêu cầu các hộ kinh doanh, trong đó có nhà thuốc, cửa hàng bán lẻ TPCN phải sử dụng máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế trong các hoạt động kinh doanh. Đây là một bước tiến quan trọng trong việc hiện đại hóa công tác quản lý thuế, đảm bảo tính minh bạch và công bằng trong kinh doanh. 

Dù quy định này mang lại nhiều lợi ích, tuy nhiên, không ít người vẫn còn băn khoăn về cách thức cụ thể để triển khai. Trong bài viết này, Mediphar USA sẽ cung cấp thông tin chi tiết, giúp bạn hiểu rõ về quy định mới, đối tượng áp dụng, lợi ích và cách triển khai máy tính tiền liên kết với thuế.

Máy tính tiền liên kết với thuế là gì?

Máy tính tiền liên kết với thuế là hệ thống thiết bị điện tử có phần mềm quản lý bán hàng, có khả năng tính tiền và lưu trữ dữ liệu bán hàng. Đồng thời có thể khởi tạo hóa đơn điện tử chứa mã của cơ quan thuế, kết nối và chuyển dữ liệu điện tử đến cơ quan thuế thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ nhận, truyền dữ liệu điện tử.

Việc liên kết máy tính tiền với cơ quan thuế là yêu cầu pháp lý theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, đồng thời là giải pháp giúp hoạt động kinh doanh của nhà thuốc trở nên minh bạch và hiệu quả hơn. Khi liên kết với cơ quan thuế, mọi dữ liệu hóa đơn đều được lưu trữ và truyền tự động. Điều này giúp hạn chế sai sót, đảm bảo hóa đơn đầu ra – đầu vào hợp pháp.

Đối tượng phải thực hiện liên kết máy tính tiền với thuế

Việc xác định rõ mình có thuộc nhóm đối tượng bắt buộc phải liên kết máy tính tiền với thuế hay không là điều kiện tiên quyết để triển khai đúng quy định, tránh bị xử phạt và gián đoạn hoạt động kinh doanh. Dưới đây là các nhóm đối tượng cụ thể phải thực hiện theo quy định của Nghị định:

Đối tượng bắt buộc phải dùng máy tính tiền liên kết với thuế

Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, các trường hợp sau đây phải bắt buộc sử dụng máy tính tiền liên kết với cơ quan thuế:

Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh

• Nếu có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh sẽ thuộc diện phải dùng máy tính tiền kết nối thuế.
• Đây là mức doanh thu đã được cơ quan thuế xác định là có đủ quy mô và hoạt động để cần giám sát chặt chẽ hơn về hóa đơn và kê khai thuế.

Doanh nghiệp có hoạt động bán hàng hóa, dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng

Ngay cả khi chưa đạt ngưỡng doanh thu 1 tỷ đồng/năm, doanh nghiệp hoạt động trong các lĩnh vực dưới đây vẫn bắt buộc phải sử dụng máy tính tiền liên kết thuế nếu bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng cuối:

• Trung tâm thương mại, siêu thị, cửa hàng bán lẻ (trừ ô tô, mô tô, xe máy và xe có động cơ khác).
• Nhà hàng, quán ăn, quán cà phê, quán karaoke, bida và các loại hình ăn uống, giải trí tương tự.
• Khách sạn, cơ sở lưu trú, nhà nghỉ.
• Dịch vụ vận tải hành khách, taxi, xe hợp đồng, xe buýt…
• Dịch vụ hỗ trợ vận tải đường bộ như bến xe, điểm trung chuyển…
• Dịch vụ nghệ thuật, vui chơi, giải trí, rạp chiếu phim, khu vui chơi trẻ em…
• Dịch vụ phục vụ cá nhân như làm tóc, spa, massage, phòng gym…

Như vậy, đối với nhà thuốc và quầy thuốc bán lẻ, phải sử dụng máy tính tiền kết nối với thuế trong trường hợp:

• Có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên;
• Có hoạt động bán lẻ thuốc trực tiếp đến người tiêu dùng.

Đây là yêu cầu đặc biệt quan trọng trong ngành dược để đảm bảo tính hợp pháp của hóa đơn và nguồn gốc hàng hóa. Việc này giúp cơ quan thuế giám sát được doanh thu thực tế, đồng thời khuyến khích các nhà thuốc minh bạch hóa trong kê khai và quản lý tài chính.

Trường hợp nào không bắt buộc phải dùng máy tính tiền liên kết với thuế?

Trong trường hợp, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh có doanh thu dưới 1 tỷ đồng/năm, không hoạt động trong các lĩnh vực nêu trên và vẫn đang thực hiện nộp thuế theo hình thức khoán, không kê khai doanh thu thực tế, thì vẫn chưa bắt buộc phải triển khai máy tính tiền kết nối với cơ quan thuế.

Tuy nhiên, cơ quan thuế khuyến khích mạnh mẽ những đơn vị này chủ động sử dụng máy tính tiền, để:

• Hạn chế rủi ro bị kiểm tra bất ngờ hoặc bị chuyển đổi hình thức tính thuế nếu có dấu hiệu vượt doanh thu.
• Dễ dàng quản lý bán hàng, lưu trữ hóa đơn, phục vụ tốt cho cả kế toán nội bộ lẫn quá trình quyết toán thuế sau này.
• Gia tăng uy tín với khách hàng, nhất là trong ngành nhạy cảm như y tế, dược phẩm, thực phẩm chức năng.

Đây không chỉ là tuân thủ quy định, mà còn là bước chuyển cần thiết giúp bạn hiện đại hóa quản lý, kiểm soát tốt doanh thu và tránh rủi ro pháp lý không đáng có.

Cách đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền

Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, để có thể xuất hóa đơn điện tử từ máy tính tiền, người nộp thuế cần thực hiện đăng ký với cơ quan thuế. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết theo từng trường hợp:

Trường hợp 1: Lần đầu sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền

Đối với các hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh hoặc doanh nghiệp lần đầu sử dụng hóa đơn điện tử và thuộc đối tượng bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử cần thực hiện đăng ký thông qua đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử được cấp phép bởi Tổng cục Thuế.

Các bước cơ bản bao gồm:

• Chuẩn bị thông tin đăng ký theo mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT.
• Gửi mẫu đăng ký thông qua nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.
• Thiết lập phần mềm quản lý bán hàng hoặc máy tính tiền (POS) có khả năng khởi tạo và truyền dữ liệu hóa đơn điện tử theo đúng chuẩn của cơ quan thuế.

Việc lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ uy tín và phần mềm tương thích sẽ giúp quá trình triển khai diễn ra nhanh chóng, thuận lợi và đảm bảo kết nối đúng yêu cầu kỹ thuật.

Trường hợp 2: Đã đăng ký hóa đơn điện tử, muốn chuyển sang sử dụng hóa đơn từ máy tính tiền

Nếu cơ sở kinh doanh đã từng đăng ký và đang sử dụng hóa đơn điện tử thông thường, nhưng hiện nay thuộc diện phải áp dụng hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền, cần thực hiện cập nhật thông tin loại hình hóa đơn với cơ quan thuế. Việc thay đổi có thể thực hiện qua hai phương thức:

• Thông qua đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử hiện tại. Nhà cung cấp sẽ hỗ trợ gửi thông báo thay đổi loại hình hóa đơn theo quy định.
• Trực tiếp truy cập và đăng nhập vào Cổng thông tin hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế tại địa chỉ: https://hoadondientu.gdt.gov.vn, sau đó thực hiện điều chỉnh thông tin đăng ký theo hướng dẫn.

Thực hiện đúng quy trình không chỉ giúp đảm bảo tuân thủ pháp luật mà còn hỗ trợ hoạt động bán hàng và quản lý thuế diễn ra hiệu quả hơn. Các nhà thuốc, quầy thuốc cần chủ động hoàn tất thủ tục sớm nhất để tránh gián đoạn hoạt động kinh doanh.

Những điểm quan trọng trong quy định nhà kinh doanh cần nắm rõ

• Nội dung hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền: Phải bao gồm tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán; tên, địa chỉ, mã số thuế/số định danh cá nhân/số điện thoại của người mua (nếu người mua yêu cầu); tên hàng hóa, dịch vụ, đơn giá, số lượng, giá thanh toán; thời điểm lập hóa đơn; mã của cơ quan thuế hoặc dữ liệu điện tử để người mua có thể truy xuất, kê khai thông tin hóa đơn. 
• Thời điểm lập hóa đơn: Là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
• Gửi hóa đơn cho người mua: Người bán gửi hóa đơn điện tử cho người mua bằng hình thức điện tử như tin nhắn, thư điện tử hoặc cung cấp đường dẫn hoặc mã QR để người mua tra cứu, tải hóa đơn điện tử.

Lợi ích khi áp dụng máy tính tiền kết nối thuế

Trong thời gian đầu, nhiều nhà thuốc và cơ sở kinh doanh có thể gặp khó khăn khi làm quen với việc kết nối máy tính tiền với hệ thống thuế. Tuy nhiên, sau một thời gian sử dụng, việc liên kết này sẽ mang lại lợi ích rõ rệt cho nhà kinh doanh. Một số lợi ích nổi bật như:

Minh bạch hóa doanh thu và hóa đơn

Khi máy tính tiền được kết nối với hệ thống của cơ quan thuế, mọi giao dịch bán hàng và hóa đơn điện tử đều được ghi nhận, lưu trữ và truyền tải tự động theo đúng chuẩn quy định. Điều này giúp:

• Cơ quan thuế dễ dàng giám sát doanh thu thực tế, giảm thiểu rủi ro gian lận, khai sai doanh thu.
• Doanh nghiệp, hộ kinh doanh minh bạch hóa hoạt động, chủ động phòng tránh rủi ro bị kiểm tra hoặc xử phạt do sai sót về hóa đơn.

Tiết kiệm thời gian và chi phí vận hành

Hệ thống máy tính tiền tích hợp phần mềm hóa đơn điện tử giúp tự động hóa quy trình lập, xuất và truyền hóa đơn, từ đó:

• Giúp giảm thời gian thao tác thủ công, hạn chế sai sót khi lập hóa đơn.
• Tiết kiệm chi phí in ấn, lưu trữ hóa đơn giấy truyền thống.
• Dễ dàng tra cứu hóa đơn, xuất báo cáo theo từng ngày, tuần hoặc tháng để phục vụ quản lý nội bộ hoặc quyết toán thuế.

Nâng cao uy tín và trải nghiệm khách hàng

Việc xuất hóa đơn điện tử trực tiếp tại điểm bán giúp tạo dựng hình ảnh chuyên nghiệp, uy tín với khách hàng. Đặc biệt trong thời điểm người tiêu dùng ngày càng quan tâm đến nguồn gốc hàng hóa và tính hợp pháp của giao dịch.

Hỗ trợ quản lý kinh doanh hiệu quả

Dữ liệu từ máy tính tiền là nguồn thông tin quan trọng cho hoạt động quản trị kinh doanh. Với hệ thống máy tính tiền liên kết thuế, nhà thuốc có thể:

• Theo dõi doanh thu theo từng ca, từng nhân viên, từng nhóm sản phẩm.
• Phân tích được hiệu quả hoạt động theo thời gian thực.
• Đưa ra quyết định điều chỉnh hàng hóa, nhân sự, giá bán… một cách kịp thời và chính xác.

Việc áp dụng máy tính tiền kết nối thuế không chỉ đáp ứng yêu cầu bắt buộc theo quy định, mà còn là giải pháp quản lý toàn diện giúp nhà thuốc hoạt động hiệu quả hơn. Đây là bước tiến quan trọng để chuyển đổi sang mô hình kinh doanh chuyên nghiệp, hiện đại, phù hợp với xu hướng số hóa trong lĩnh vực bán lẻ và y tế.

Một số câu hỏi thường gặp

Cần chuẩn bị gì để áp dụng Nghị định 70/2025/NĐ-CP?

Để áp dụng liên kết hóa đơn với cơ quan thuế theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp cần chuẩn bị:

• Máy tính tiền và phần mềm bán hàng có kết nối với cơ quan thuế.
• Thiết lập phần mềm để liên thông dữ liệu hóa đơn điện tử theo quy định.
• Nhập dữ liệu sản phẩm gồm mã vạch, giá bán, số lượng tồn kho,… vào hệ thống.
• Đào tạo nhân viên sử dụng hệ thống để phục vụ cho việc bán hàng, quản lý kho, và kê khai thuế chính xác, minh bạch.

Nếu không làm liên kết máy tính tiền với thuế thì có bị phạt không?

Theo quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP, nếu hộ kinh doanh thuộc đối tượng bắt buộc mà không sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối và chuyển dữ liệu với cơ quan thuế, thì sẽ bị xử phạt hành chính. Cụ thể:

• Phạt từ 10 – 20 triệu đồng nếu không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
• Phạt từ 4 – 8 triệu đồng nếu có lập hóa đơn điện tử từ máy tính tiền nhưng không kết nối, không chuyển dữ liệu cho cơ quan thuế.

Vì vậy, việc không liên kết máy tính tiền với cơ quan thuế khi thuộc diện bắt buộc là hành vi vi phạm và sẽ bị xử phạt.

Nên dùng phần mềm nào để liên kết máy tính tiền với thuế?

Hiện nay, có nhiều nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín như MISA meInvoice, EasyInvoice, E-invoice,… Các phần mềm này đều đáp ứng yêu cầu kết nối dữ liệu với cơ quan thuế và phù hợp với nhiều mô hình kinh doanh khác nhau.

Nếu nhà thuốc chuyển sang hình thức tính thuế theo doanh thu trực tiếp thì có bắt buộc phải làm 7 sổ kế toán không?

Theo quy định, hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai doanh thu trực tiếp, phải thực hiện chế độ kế toán, hóa đơn, chứng từ theo quy định của pháp luật về kế toán. Việc lập sổ sách kế toán cụ thể, người kinh doanh có thể trình lên cơ quan thuế địa phương để được hướng dẫn cụ thể.

Kết luận

Việc sử dụng máy tính tiền liên kết với cơ quan thuế không chỉ giúp nhà thuốc tuân thủ quy định pháp luật mà còn mang lại nhiều lợi ích thiết thực trong quản lý và kinh doanh. Đây là bước đi phù hợp với xu hướng hiện đại hóa, minh bạch và chuyên nghiệp trong ngành bán lẻ.

Mediphar USA hy vọng bài viết này sẽ giúp các nhà thuốc, hộ kinh doanh và đại lý phân phối hiểu rõ quy định mới, từ đó triển khai hiệu quả và bền vững hoạt động kinh doanh trong giai đoạn chuyển đổi số.

MEDIPHARUSA

Đã kiểm duyệt nội dung

Mediphar USA tự hào là đơn vị tiên phong trong lĩnh vực sản xuất, gia công và phân phối thực phẩm chức năng bảo vệ sức khỏe và mỹ phẩm tại Việt Nam. Với hơn 20 năm kinh nghiệm và sở hữu nhà máy sản xuất đạt chuẩn GMP đầu tiên tại khu vực phía Nam, chúng tôi cam kết mang đến những sản phẩm chất lượng vượt trội, đáp ứng nhu cầu chăm sóc sức khỏe của người tiêu dùng.